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Remboursement de frais web : l’indemnité forfaitaire est-elle légale ?
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Remboursement de frais web : l’indemnité forfaitaire est-elle légale ?

Les frais engagés par un salarié dans le cadre de sa mission professionnelle doivent-être remboursés soit de manière forfaitaire, soit sur la base des frais réellement engagés. La difficulté à apprécier les montants dépensés ou la lourdeur administrative qu’impose le relevé exact des dépenses amènent les entreprises à privilégier le remboursement forfaitaire plus simple à gérer.

Cependant, l’administration fiscale impose parfois le remboursement sur la base des frais réellement engagés. Qu’en est-il des remboursements de frais « Internet » ou « Web » qui, avec le développement de l’utilisation d’Internet, deviennent de plus en plus courants ?

expertise comptable et création d'entreprise : les remboursements de frais

Comment rembourser les frais liés au Web ?

Les remboursements de frais « Web » sont-ils si courants ?

Le développement de l’utilisation d’Internet modifie profondément l’activité des entreprises. Que ce soit au travers de l’évolution d’un certain nombre de métiers qui utilisent de plus en plus le web ou par la création de nouveaux métiers (rédacteurs, webmaster, comunity manager, …) les entreprises sont souvent confrontées à devoir rembourser des frais pour les dépenses « Web » de leurs salariés.

Par ailleurs, avec le développement de l’utilisation des mobiles et de l’amélioration des réseaux (3G, 4G, …) les frais ont tendance à augmenter et l’utilisation professionnelle à se généraliser. On peut donc imaginer que les remboursements de frais « Web » suivront cette croissance dans les années à venir.

La problématique des remboursements de frais « Web »

Si les frais téléphoniques ont pris une place importante dans les dépenses des français, il est parfois difficile de pouvoir isoler la partie d’utilisation professionnelle de la partie personnelle.

Pour autant, la cours de cassation a cassé le jugement d’une cours d’appel, donnant raison à une société de marketing qui versait des  indemnités forfaitaires à ses enquêteurs embauchés en CDD d’usage en guise de remboursement de « frais web ».

expertise comptable : la problématique du remboursement des frais webElle a rappelé que la réglementation prévoit que les remboursements de frais pour « utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication » ne peuvent se faire que sur la base des frais réellement engagés ou selon l’évaluation du temps d’utilisation professionnelle faite par les salariés dans la limite de 50% du temps de l’usage total. Elle précise que les indemnisations forfaitaires sont impossibles.

Ainsi les remboursements de frais professionnels liés aux nouvelles technologies ne peuvent être faits que sur une base de frais réel avec pour justificatif :

  • Les factures et explications fournies par les salariés,
  • Une évaluation du nombre d’heure d’utilisation de ces outils à usage professionnel faite par le salarié dans une déclaration.

Autres remboursement obligatoire sur la base des frais réels

Il existe d’autres frais pour lesquels le remboursement doit être fait sur la base des dépenses réellement engagées :

  • les frais des salariés du télétravail,
  • les remboursements de frais liés à un déménagement pour raison professionnelle,
  • les frais de mutation ou de mission temporaire pour les étrangers en France ou les français à l’étranger qui continuent de bénéficier du régime général,
  • les frais des employés français travaillant dans ou pour les DOM – TOM.
expertise comptable : les remboursements de frais

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