L’usage en droit social : de quoi s’agit-il ?

Un employeur peut, dans le cadre de ses missions de management, accorder aux salariés de l’entreprise des gratifications ou des avantages divers (pour rappel, il est toujours possible d’aller plus loin que le droit du travail, celui-ci ne donnant que les règles minimum). Cependant ces pratiques, souvent tacites, peuvent être considérées comme des usages qui impliquent le respect de certaines règles notamment lorsque l’employeur veut les dénoncer. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, revient dans cet article sur la notion « d’usage ».

Un usage : qu’est-ce que c’est ?

Un usage, c’est un avantage instauré volontairement dans l’entreprise par l’employeur. Il n’est donc imposé ni par le code du travail ni par une convention collective.

Il peut s’agir par exemple d’une prime ou de congés complémentaires

Pour être qualifié d’usage, l’avantage doit présenter trois caractéristiques :

Être général, c’est à dire concerner l’ensemble des salariés de l’entreprise ou une catégorie « définie » de personnel (par exemple, les cadres).
Être répété, c’est à dire qu’il doit avoir lieu régulièrement (tous les ans par exemple).
Être fixe, c’est à dire qu’il doit reposer sur un mode de calcul préétabli, ou fixe (une prime de 250 € pour Noël par exemple).

Comment dénoncer un usage ?

Un employeur peut très bien, en période d’expansion de son activité, récompenser les salariés par l’octroi de primes. Cependant, si ces primes correspondent à la définition de l’usage, leur dénonciation doit respecter une procédure sous peine de nullité.

Pour dénoncer un usage, l’employeur doit :

Informer le Comité d’Entreprise ou, en l’absence de celui-ci, les Délégués du Personnel.
Informer individuellement l’ensemble des salariés concernés. Cette information peut se faire soit par lettre simple soit par lettre recommandée.
Respecter un délai de prévenance suffisant.

Si ces règles ne sont pas respectées, alors les salariés peuvent demander le maintien de l’usage et éventuellement entamer une action aux Prud’hommes.

La notion de « délai suffisant » est judiciairement assez floue puisqu’elle n’est pas définie avec précision. Elle doit permettre l’existence de négociation entre l’employeur et les représentants du personnel. Le délai est donc jugé suffisamment long si des négociations effectives ont pu avoir lieu.

Quelques particularités juridiques de l’usage.

Si l’entreprise ne possède pas de représentant du personnel (lié à l’existence d’une carence lors des élections des Délégués du Personnel ou des membres du Comité d’entreprise, ou parce que l’entreprise ne remplit pas les conditions de taille rendant obligatoire les élections), alors elle doit uniquement informer les salariés concernés individuellement.

En l’absence de représentant du personnel, l’employeur doit quand même respecter un délai suffisant de négociation même si l’ensemble des salariés a accepté la dénonciation de l’usage.

Si l’usage a fait l’objet d’une contractualisation, c’est-à-dire d’un contrat écrit entre les salariés et l’employeur, alors sa dénonciation passe par la mise en place d’un avenant au contrat qui doit être accepté par l’ensemble des salariés.

L’employeur doit donc veiller à être attentif à l’existence des usages dans son entreprise. En effet, par leur nature, les usages sont susceptibles de naître sans que le chef d’entreprise en ait conscience. Or, une fois en place, un usage ne peut être dénoncé sans respecter une procédure dont le non-suivi peut avoir des conséquences importantes.

Retrouvez également notre article sur le blog Valoxy : Les usages dans l’entreprise