Les frais de déplacements professionnels

A l’occasion des déplacements effectués dans le cadre de leurs fonctions, les salariés peuvent être amenés à engager des frais de déplacements professionnels.

Quelles sont les obligations de l’employeur par rapport à ces frais, existe-t-il des limites de remboursement ?

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous rappelle les règles en matière de remboursement de frais de déplacements professionnels.

Définition des « frais professionnels »

Les frais professionnels sont les frais engagés par les salariés pour les besoins de leur travail et dans l’intérêt de leur entreprise. Les plus courants sont :

Les frais de déplacement lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule pour se rendre chez les clients, les fournisseurs, les partenaires de la société ;
Les frais de transport (métro, taxi, train, avion,…) pour se rendre chez les clients, les fournisseurs, les partenaires de la société ;
Les repas lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence le midi ou le soir ;
Les frais d’hébergement à l’occasion de ces déplacements lorsque le salarié ne peut regagner sa résidence pour y dormir ;
Etc…

Ces frais sont liés à l’accomplissement du travail du salarié et doivent être remboursés par l’employeur. (Voir notre article Frais d’entreprise et frais professionnels)

Par contre, le déplacement Domicile-Lieu de travail habituel ne constitue pas un déplacement professionnel. L’employeur n’a donc pas l’obligation de le prendre en charge, sauf s’il s’agit d’un abonnement de transports en commun (sur la base de 50 % du coût des abonnements annuels, mensuels ou hebdomadaires).

Modalités de prise en charge

Les frais de déplacements professionnels peuvent se rembourser :

de manière forfaitaire
ou sur une base réelle

Il appartient à l’employeur de définir les règles de prise en charge des frais et de les faire connaître à ses salariés, par une note de service par exemple.

La gestion administrative des notes de frais est complexe et son suivi demande une attention particulière car le risque de redressement (par l’URSSAF) est particulièrement important.

Limites d’exonération

Les frais professionnels ne sont pas soumis à cotisations à condition de respecter certaines règles et certaines limites !

1/ Le salarié doit être en situation de déplacement professionnel

Les salariés qui ne se trouvent pas en situation de déplacement ne peuvent prétendre au remboursement de frais. Lorsqu’ils travaillent dans l’entreprise, le repas du midi ne constitue pas des frais professionnels ! Il n’ont donc pas à être remboursés. Dans le cas contraire, il s’agit d’un avantage en nature…. soumis à cotisations.

De même, il arrive que l’employeur déjeune sur place avec ses collaborateurs à l’occasion d’une réunion d’équipe : ces frais ne constituent pas des frais professionnels et sont donc normalement à la charge du salarié.

Toutefois, il est admis que le remboursement du repas puisse être pris en charge par l’employeur, et exonéré de cotisations si le salarié accompagne un client dans le cadre d’une démarche commerciale : à cette occasion, le salarié inscrira au dos du ticket de caisse le nom du client avec lequel il a déjeuné.

Enfin, l’URSSAF a précisé les modalités de remboursement de frais des salariés en mission chez les clients :

– Durant les 3 premiers mois de mission : les frais de repas sont exonérés de cotisations sociales à condition de respecter les points ci-dessus ;
– A l’issue des 3 premiers mois, l’entreprise cliente devient le lieu de travail habituel. Dans ce cas, on ne peut exonérer les frais de repas. Le salarié n’est plus considéré comme étant en situation de déplacement. Sauf, bien sûr, s’il se retrouve en situation de déplacement professionnel pour le compte de l’entreprise cliente…
La durée de 3 mois correspond à 55 jours de travail réalisés en continu de date à date (sans neutraliser les absences CP, maladie,…).

2/ S’ils sont remboursés sur base réelle, il est nécessaire de conserver tous les justificatifs correspondants

Les remboursements de frais sont exclus de la base de calcul des cotisations si l’employeur est en mesure :

de prouver que le salarié a dû engager ces frais dans l’exercice de ses fonctions ;
de produire les justificatifs de ces frais.

Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement « au réel ».

Le salarié doit rédiger une note de frais chaque mois et y agrafer les tickets de caisse correspondant à ses dépenses.

3/ Si le remboursement se fait sous forme d’allocations forfaitaires, il ne faut pas dépasser les limites fixées par l’URSSAF

Chaque année, l’URSSAF fixe le barème des frais professionnels qui indique les limites dans lesquelles les frais professionnels indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations sociales :

Le barème kilométrique permet d’indemniser les salariés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ci dessous les barèmes applicables ces dernières années :

Le salarié doit préciser sur sa note de frais les dates, les lieux de déplacement, et les clients rencontrés.

L’employeur devra conserver une copie de la carte grise du véhicule utilisé par le salarié.

Ces justificatifs sont à conserver précieusement car ils devront être présentés en cas de contrôle de l’URSSAF.

Lorsque les allocations versées excèdent les limites d’exonération, le montant se réintègre dans l’assiette des cotisations dès le 1^er € car c’est alors un complément de rémunération.

Attention : les remboursements sur la base d’allocations forfaitaires ne s’appliquent pas aux dirigeants (les gérants minoritaires de SARL, les présidents-directeurs généraux de SA et de SAS. Pour eux, l’URSSAF n’admet que les remboursements sur une base réelle, hormis les indemnités kilométriques.

Enfin, il convient de vérifier les dispositions de votre convention collective qui peut fixer les modalités et/ou le montant des remboursements de frais auxquels vous devez procéder.