Véhicule de fonction : calculer l’avantage en nature

De nombreux salariés (directeurs, commerciaux, techniciens, etc.) bénéficient d’un véhicule mis à leur disposition par l’entreprise. Ils peuvent aussi l’utiliser pour leurs besoins personnels toute l’année : le véhicule de fonction.

Il s’agit d’un avantage en nature très surveillé, dont sont friands les contrôleurs de l’URSSAF. Et ce, quelque soit le véhicule. Il peut s’agir d’une moto ou d’une voiture « de tourisme » (avec places assises à l’arrière). Le véhicule peut appartenir à l’entreprise ou à un loueur. Dans tous les cas, il doit faire l’objet d’une évaluation stricte de la part de l’entreprise.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, se penche dans cet article sur le calcul de cet avantage, et précise le cas des gérants. En effet, selon qu’ils sont majoritaires, égalitaires ou minoritaires, ils n’échappent pas non plus à cette règle.

Petit rappel sur les véhicules appartenant à l’entreprise :

Le véhicule de fonction est utilisé toute l’année par le salarié à qui il a été confié. Ce dernier l’utilise tant pendant ses heures de travail que pour ses besoins personnels. Il fera l’objet

d’un calcul d’avantage en nature, réintégrable dans les revenus du salarié (donc imposables à l’IRPP),
d’une TVS payable par l’entreprise,
et de la non déductibilité de certaines charges et de la TVA par l’entreprise.

Le véhicule de service n’est confié au salarié que pour les besoins de l’entreprise et du travail du salarié. Son utilisation, permanente ou ponctuelle, se limite aux heures de travail.

Quand décompter un avantage en nature ?

Sur le plan fiscal

Lorsqu’un salarié bénéficie toute l’année d’un véhicule de fonction, mis à sa disposition à titre gratuit, il en tire en principe un avantage en nature, calculé sur une base annuelle.

Cependant, cet avantage n’est avéré, précise l’URSSAF, que lorsque le véhicule est mis à disposition de façon permanente. Au cas où le véhicule reste dans l’entreprise pendant les week-ends et la période des congés, il n’y a pas lieu de décompter un avantage en nature. L’URSAFF tolère aussi dans ce cas l’utilisation éventuelle à titre privé durant la semaine. (si elle se limite au trajet domicile-travail).

Enfin, l’avantage en nature découlant de la mise à disposition d’un véhicule utilitaire pourra également être négligé. Dans ce cas cependant, la TVA sur le carburant utilisé à titre privé n’est pas déductible.

Attention ! L’URSSAF considère le trajet « domicile-lieu de travail » pendant la semaine comme un avantage en nature dès lors qu’il y a mise à disposition permanente du véhicule (donc y compris durant les week-ends et les congés).

Sur le plan juridique

Lorsque la personne qui bénéficie de la mise à disposition d’un véhicule est dirigeant ou mandataire social, ou gérant associé dans la société, cette mise à disposition doit faire l’objet d’une convention réglementée. Les associés, réunis en assemblée générale statuant sur les comptes annuels, approuveront (ou non) la convention.

Attention à l’ABS !

En cas de difficultés de la société, et même s’il a été approuvé par les associés, l’avantage consenti au dirigeant, mandataire social ou gérant peut être considéré comme « un usage abusif des biens de la société à des fins personnelles », en d’autres termes à un abus de biens sociaux. En effet, si l’avantage, ajouté à la rémunération, rend cette dernière « excessive » au regard des capacités de trésorerie de l’entreprise, ou du travail réellement fourni, il peut être constitutif d’un ABS (abus de bien social).

Comment calculer cet avantage en nature ?

Il conviendra de choisir entre une évaluation au forfait ou au réel, et de distinguer les cas d’un véhicule appartenant à la société ou faisant au contraire l’objet d’un contrat de crédit-bail, LOA (location avec obligation d’achat) ou de LDD (location longue durée).

Lors de l’établissement du DSN (Déclaration Sociale Nominative), l’entreprise peut revenir sur l’option choisie (entre le réel et le forfait). Cela permet de bénéficier de la méthode la plus avantageuse, alors même que l’exercice est écoulé.

Les modes d’évaluation de l’avantage en nature d’un véhicule de fonction utilisés pour les travailleurs salariés et assimilés non dirigeants sont les mêmes que pour :

les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou de SELARL (sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée)
les PDG et DG de SA (sociétés anonymes) et de SELAFA (sociétés d’exercice libéral à forme anonyme)
les présidents et dirigeants de SAS (sociétés par actions simplifiées)
le gérant minoritaire ou égalitaire de SARL, même lorsque celui-ci ne bénéficie pas d’un contrat de travail.

(Pour ces catégories de personnel en effet, l’URSSAF précise que « l’avantage en nature est évalué selon la valeur réelle à l’exception des avantages en nature véhicule, et outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), pour lesquels le forfait peut être appliqué ». Il est bien sûr possible de demander une décision explicite (rescrit social) de l’organisme de recouvrement sur l’application de la réglementation).

Ainsi, 4 cas se présentent :

A) le véhicule de fonction appartient à l’entreprise et l’avantage est calculé « au réel »

L’avantage en nature correspond à la somme des éléments suivants, au prorata des kilomètres effectués pour son utilisation personnelle par le salarié, le gérant ou le dirigeant par rapport au kilométrage total :

L’amortissement, à savoir 20 % du prix d’achat TTC du véhicule (ou 10 % s’il a plus de 5 ans)
coût de l’assurance annuelle
Les frais d’entretien TTC, comprenant les révisions, les pneumatiques, l’échappement, les vidanges, etc.

À ce calcul sera ajouté, le cas échéant, le montant du carburant qui aurait été pris en charge par la société correspondant au kilométrage « privé » effectué par le salarié.

B) le véhicule de fonction appartient à l’entreprise et l’avantage est calculé « au forfait » :

Si le salarié, le gérant minoritaire ou égalitaire ou le dirigeant paye le carburant, l’avantage en nature égale 9 % du prix d’achat TTC du véhicule (ou 6 % si celui-ci a plus de 5 ans).
Si la société paye le carburant, l’avantage en nature égale
- soit les pourcentages ci-dessus, augmentés du carburant utilisé pour l’usage privé (frais réels sur factures)
- soit 12 % du prix d’achat TTC du véhicule (ou 9 % si celui-ci a plus de 5 ans).

On « proratise » le montant annuel ainsi obtenu en fonction du nombre de mois de mise à disposition du véhicule. (tout mois entamé se compte comme un mois entier).

Pour illustrer ces différents cas, prenons l’exemple d’un véhicule de moins de 5 ans, acquis 25.000 euros TTC par l’entreprise, et dont le coût annuel d’assurance et d’entretien est de 2 500 €. Le véhicule a été laissé toute l’année à la disposition du salarié, qui a parcouru avec lui 30.000 km, dont 10.000 à titre privé.

L’avantage en nature (annuel) s’élève donc à :

– Au réel : ((25.000 x 20 %) + 2 500) x 10.000/30.000 = 2 500 € (soit 208,33 € par mois)
– Au forfait : 25.000 x 9 % = 2 250 €, (soit 187,50 € par mois)

La méthode « au forfait » est donc ici plus intéressante.

C) le véhicule de fonction est loué par l’entreprise et l’avantage est calculé « au réel »

L’avantage en nature correspond à la somme des éléments suivants :

coût TTC annuel de la location,
coût de l’assurance annuelle,
frais d’entretien TTC, comprenant les révisions, les pneumatiques, l’échappement, les vidanges, etc.

calculé au prorata des kilomètres effectués pour son utilisation personnelle par le salarié, le gérant ou le dirigeant, par rapport au kilométrage total. Il conviendra de rajouter le coût du carburant consommé lors de l’usage privé lorsque c’est l’entreprise qui le paye.

D) l’entreprise loue le véhicule de fonction et calcule l’avantage « au forfait »

Si le salarié, le gérant minoritaire ou égalitaire ou le dirigeant prend en charge le carburant : l’avantage en nature est égal à 30 % du coût global annuel TTC du véhicule (location, entretien, et assurance).
Si la société prend en charge le carburant, l’avantage en nature est égal :
- soit au pourcentage ci-dessus, augmenté du coût du carburant utilisé pour l’usage privé (frais réels sur factures),
- soit à 40 % du coût global annuel TTC du véhicule (location, entretien, assurance et coût total du carburant utilisé pour les usages tant professionnel que privé).

On « proratisera » le montant annuel ainsi obtenu en fonction du nombre de mois de mise à disposition du véhicule. Tout mois entamé se compte comme un mois entier.

Ce forfait peut toutefois être plafonné au montant qui aurait été obtenu si le véhicule avait été acheté (9 % du prix TTC payé par le loueur).

Reprenons notre exemple :

Le loueur a acquis le véhicule 20.000 € TTC. Il le met à disposition de l’entreprise pour une valeur de 6.300 € annuels. La location comprend l’assurance et l’entretien. Le salarié a effectué 30 000 km pendant l’année, dont 10.000 à titre personnel. Il verra donc sa rémunération augmentée d’un avantage en nature de :

– s’il opte pour le « réel » : 6 300 € x 10/30 = 2 100 € (soit 175 € par mois)
– s’il choisit la méthode « au forfait » : 6 300 € x 30 % = 1 890 €. Ce montant peut être plafonné à 20.000 € x 9 % = 1 800 € (soit 150 € par mois)

De nouveau, dans le cas de cet exemple, la méthode « au forfait » est plus avantageuse.

Cas du gérant de SARL majoritaire

L’avantage en nature du gérant de SARL majoritaire (« gérant TNS ») doit obligatoirement se calculer « au réel » (article 62 du Code Général des Impôts).

Pour plus d’informations sur les avantages en nature, consultez nos articles sur le blog de Valoxy :