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Comment anticiper de belles vacances déconnectées ?
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Comment anticiper de belles vacances déconnectées ?

Responsable, dirigeant, vous rêvez de partir en vacances ? Vous envisagez quelques jours à quelques semaines loin de toute obligation professionnelle, sans urgence ni nécessité de consulter vos courriels, sans même un suivi de l’actualité de votre entreprise ? Pour arriver à cet idéal estival, vous allez devoir préparer votre départ !

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous détaille les conditions à remplir au bureau pour pouvoir passer de belles vacances déconnectées cet été !

De quelques semaines à quelques mois avant le grand départ

Informez vos clients et vos collaborateurs

Pour réussir vos vacances, la première chose est de ne pas prendre au dépourvu les personnes qui ont l’habitude de compter sur vous. Vous devez absolument prévenir vos collaborateurs, clients et partenaires de vos périodes de congés et de l’impossibilité qu’ils auront à vous contacter durant les dates concernées. Le moment opportun pour les informer de votre absence est en général quelques semaines avant le grand départ.

Évitez les échéances pendant la période de vacances

Vos vacances s’organisent en amont. Évitez toute échéance importante durant la période de vos congés. Si cela est possible, veillez à partir en vacances en dehors des mois de rush pour pouvoir être présent lors de la livraison de vos projets.

Déléguez !

Dans tous les cas, vous devrez nommer un collaborateur responsable en votre absence, à même de gérer les urgences. La démarche implique de disposer d’un membre de votre équipe, compétent et digne de confiance, mais il s’agit aussi (et surtout) de faire soi-même confiance aux autres, ce qui n’est pas donné à tous les dirigeants ! Savoir déléguer est la clé pour passer de vrais moments de déconnexion.

Anticipez

Enfin, n’hésitez pas à anticiper vos périodes d’indisponibilité professionnelle en travaillant un petit plus chaque jour durant les semaines, voire les mois qui précèdent votre départ en vacances. Vous pouvez, par exemple, consacrer 30 minutes par jour durant vos pauses déjeuner au travail prévu pour vos vacances. Plus vous vous y prendrez tôt et moins vous aurez d’heures supplémentaires à accomplir chaque jour.

De quelques semaines à quelques jours avant le grand départ

Formez votre remplaçant

À vous de définir le cadre des missions que réalisera votre collaborateur remplaçant durant vos vacances. Vous pourrez alors le former aux tâches quotidiennes concernées, aux urgences potentielles. Cette personne doit connaître l’emplacement de vos dossiers, votre système de classement. Elle doit accéder à des informations sur serveur et mémoriser les noms et prénoms de vos interlocuteurs habituels. En bref, prenez le temps de déléguer, vous n’en serez que plus rassuré durant vos congés.

Préparez votre retour avec une « to do list »

Pour un retour immédiatement productif, veillez à ranger votre bureau et vos dossiers. N’hésitez pas à y déposer une « to do list », la liste des tâches à accomplir dès votre retour de vacances. Savoir qu’une liste écrite et claire vous attend sur votre bureau vous permettra de ne plus y penser durant vos congés.

N’oubliez pas le fameux « message d’absence »

Enfin, préparez votre message automatique d’absence en y mentionnant vos dates de départ et de retour ainsi que le nom et les coordonnées du  collaborateur qui vous remplace. Si vous avez décidé de faire intervenir cette personne uniquement en cas d’urgence, spécifiez-le sur le mail d’absence.

Une journée « off » au travail pourra être nécessaire avant votre départ pour pouvoir effectuer toutes ces tâches de rangement et de briefing. Et si, pour aller encore plus loin, vous finissiez en supprimant votre application de courriels professionnels sur votre Smartphone ? Aucune tentation ne serait alors possible ! Et vous passeriez des vacances  complètement déconnectées !

Pour en savoir plus sur la déconnexion, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy !

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