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Comment limiter l’utilisation extraprofessionnelle d’un véhicule ou d’un téléphone ?

Lorsqu’une entreprise met du matériel à disposition d’un salarié pour lui permettre de réaliser sa mission, elle peut en limiter l’utilisation au simple usage professionnel. Ainsi, lorsque l’entreprise possède, achète ou loue du matériel (véhicule de fonction, téléphone, badge autoroutier, service divers, …) afin de le mettre à disposition du salarié pour qu’il puisse faire son travail, elle a la possibilité de lui interdire de l’utiliser à de fin personnelles.

matériel de l'entreprise

Un salarié qui aurait utilisé son véhicule pendant le week-end ou ses congés payés pourrait être licencié pour utilisation du matériel à des fins personnelles sans y avoir été autorisé. Mais attention, la sanction prise par la direction de l’entreprise doit être proportionnée à la faute commise par le salarié. En effet, un salarié ne saurait-être licencié pour avoir utilisé son téléphone portable pour avoir appelé une fois l’étranger ou pour avoir roulé une ou deux fois avec son véhicule de fonction pendant un week-end alors que cela lui avait été interdit.

matériel de l'entreprisePour licencier un salarié pour avoir utilisé le matériel de l’entreprise sans y avoir été autorisé, il est nécessaire de montrer que l’interdiction était connue, l’utilisation était volontaire. De plus, il faut montrer que l’utilisation à des fins personnelles a été abusive (destination et durée des appels téléphoniques en rupture avec les habitudes de la société) ou fréquente ce qui tente à prouver une tromperie.

Comment limiter l’utilisation du matériel de l’entreprise à de fins professionnelles?

La restriction de l’utilisation du matériel de l’entreprise passe par la rédaction de conditions d’utilisation de l’entreprise. Le dirigeant pourra informer ses employés des restrictions d’utilisation de ce matériel sur plusieurs supports :

  • matériel de l'entrepriseInscrire les conditions d’utilisation dans le règlement intérieur,
  • Intégrer les restrictions dans une clause du contrat de travail,
  • Faire une note de service dédiée à l’utilisation des matériels professionnels,
  • Rédiger une charte d’utilisation des matériels de l’entreprise.

Les conséquences fiscales et sociales

Lorsqu’un employé n’a pas l’autorisation d’utiliser le matériel de l’entreprise il ne peut plus être considéré comme avantage en nature. Il ne doit donc plus être déclaré comme tel et ne sera pas soumis à cotisations. En effet, seule l’utilisation d’un matériel de façon permanente constitue un avantage en nature.

Par ailleurs l’utilisation d’un téléphone sur de courtes durées vers son domicile par exemple  ne sera pas considérée comme  un avantage en nature si cela reste raisonnable.

matériel de l'entreprise

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