Archives : un tri s’impose !

La durée d’archivage des documents de l’entreprise impose de faire chaque année tris et rangements. Ce n’est pas toujours le printemps, mais pourquoi ne pas vous débarrasser des documents devenus inutiles et encombrants ?

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, rappelle ici les délais de conservation des documents de l’entreprise.

Ces derniers varient en effet en fonction de la nature et du type des documents :

Documents civils et commerciaux

Documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires…)	5 ans
Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale	5 ans
Correspondances commerciales	5 ans
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers	30 ans
Documents de transport de marchandises	5 ans

Durée d’archivage des pièces comptables

Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…)	10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures client et fournisseur…	10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…)	10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Impôt sur le revenu et sur les sociétés	3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015)
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel	2 ans à partir de l’année d’imposition
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)	1 an à partir de l’année d’imposition
Cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE	3 ans à partir de l’année d’imposition
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)	3 ans à partir de l’année d’imposition

Documents sociaux (sociétés commerciales)

Statuts d’une société, ou d’une association	5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS )
Traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société	5 ans
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration.	5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuilles de présence et pouvoirs. Rapports du gérant ou du Conseil d’administration. Rapports des commissaires aux comptes.	3 derniers exercices

Durée d’archivage des documents liés à la gestion du personnel

Bulletins de paie, primes, indemnités, soldes de tout compte	5 ans
Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires	3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation	1 an
Observations ou mises en demeure de l’inspection du travail. Vérifications et contrôles du CHSCT . Déclarations d’accidents du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie	5 ans

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