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Archives : un tri s’impose…
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Archives : un tri s’impose…

Archives et documents administratifs : un tri s’impose…

Nous ne sommes pas encore au printemps, mais pourquoi ne pas vous débarrasser de tous vos documents devenus inutiles et encombrants ?

Votre conseiller VALOXY  vous rappelle les délais de conservation de vos documents d’entreprise

Ces derniers  varient en fonction du type de documents :

Document civil et commercial

Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans
Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Correspondance commerciale 5 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Document de transport de marchandises 5 ans

 

Pièces comptables

Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur… 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Impôt sur le revenu et sur les sociétés 3 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2015)
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC)  et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 2 ans à partir de l’année d’imposition
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) 1 an à partir de l’année d’imposition
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 3 ans à partir de l’année
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) 3 ans à partir de l’année d’imposition

Document social (société commerciale)

Statuts d’une société, ou d’une association 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS )
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société 5 ans
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices

Gestion du personnel

Bulletin de paie, primes, indemnités, soldes de tout compte 5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT . Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans

L’équipe Valoxy

Expert Comptable Lille

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