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Quelle TVA récupérer sur les remboursements de frais ?
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Quelle TVA récupérer sur les remboursements de frais ?

Les remboursements de frais comprennent des frais qui, selon leur nature sont (ou ne sont pas) soumis à la TVA. Le remboursement des frais étant un des éléments les plus étudiés par les contrôleurs fiscaux, Valoxy, cabinet d’expertise comptable, vous propose de revoir la réglementation qui s’applique à la récupération (ou déductibilité) de la TVA sur les remboursements de frais.

Lorsqu’un employé ou un dirigeant règle une dépense pour le compte de l’entreprise, il peut se faire rembourser cette dépense par l’entreprise à conditions de lui remettre la facture d’achat originale établie au nom de l’entreprise en bon et due forme.
Celle-ci comptabilisera la facture dans ses charges, elle pourra récupérer la TVA à condition que le formalisme administratif ait été respecté et que la nature de la dépense le permette.

récupérer la TVA sur remboursement de frais

Quelle TVA récupérer sur les remboursements de frais ?

Le formalisme administratif nécessaire pour récupérer la TVA sur les notes de frais

La TVA présente sur les notes de frais est récupérable lorsque l’ensemble des conditions suivantes sont remplies :

  • Chaque demande de remboursement doit être accompagnée de la facture d’achat originale qui sera conforme à la réglementation en vigueur et notamment à la présence du montant de la TVA payée,
  • Les dépenses remboursées ont été réalisées dans l’intérêt de l’entreprise,
  • Les factures doivent impérativement être libellées au nom de l’entreprise. Une facture faite au nom d’un salarié ou même au nom du dirigeant ne peut être prise en charge par l’entreprise.
  • La TVA doit être exigible chez le fournisseur. Attention, les règles d’exigibilité de la TVA sont différentes selon la nature de l’activité du fournisseur (à l’encaissement pour la prestation de services ou à la facturation pour la production de biens).

Si le formalisme administratif est respecté, il faut s’assurer que l’administration fiscale autorise la récupération de la TVA mentionnée sur les factures qui composent la note de frais.

Récupérer la TVA sur les notes de frais

La réglementation sur la déductibilité de la TVA sur les notes de frais diffère selon la nature des dépenses engagées.

Récupérer la TVA sur les achats divers (fournitures, téléphone, …) ?

récupérer la TVA sur remboursement de fraisPour aider au fonctionnement de l’entreprise, de nombreux employés réalisent des achats pour le compte de l’entreprise (fournitures, téléphones, petits matériels, prestataires, …).
Pour pouvoir être remboursé, l’employé devra établir une note de frais en étant attentif à fournir les factures originales qui permettront de récupérer la TVA (cf. le premier paragraphe).

Récupérer la TVA sur les frais de déplacement

Certains frais de déplacement ne sont pas assujettis à la TVA. Il n’y a aucune TVA à récupérer pour ce type de frais. C’est le cas des déplacements suivants :

récupérer la TVA sur remboursement de fraisLa TVA liée aux dépenses de logement n’est récupérable que lorsqu’elle corresponde au logement de personnes extérieures à l’entreprise. La TVA n’est pas récupérable pour les frais de logement des employés et des dirigeants.

La TVA liée au frais de stationnement n’est récupérable que lorsqu’elle correspond à des emplacements proches du lieu de travail achetés ou loués pour le dirigeant ou le personnel de l’entreprise.

La TVA sur le frais de péage est récupérable lorsque le trajet est fait dans l’intérêt de l’entreprise. Les reçus délivrés aux péages sont considérés comme des factures lorsqu’ils comportent :

  • un espace pour que l’usager puisse inscrire son nom (ou raison sociale),
  • l’adresse (ou siège social),
  • le numéro d’immatriculation,
  • le nom du chauffeur,
  • et l’objet du déplacement.

Dans la réalité rares sont les contrôleurs qui sont attentif à cet aspect, sauf en cas d’abus manifeste.

Peut-on récupérer la TVA sur les frais de réception ?

L’entreprise peut récupérer la TVA présente sur les frais de réception engagés par son dirigeant ou ses salariés à condition que :

  • la réception ait été faite dans l’intérêt de l’entreprise, il faut donc pouvoir justifier de son caractère professionnel,
  • que la facture soit établie au nom de l’entreprise,
  • le nom des personnes ayant participé au repas ou à la réception soient inscrits sur la facture.
Remarque :
Pour tenir compte des spécificités du secteur de la restauration, l’administration fiscale accepte que l’identification du client (nom, raison sociale, adresse (ou siège social)) ne soient pas mentionnée par le restaurateur mais inscrit par le client dans un espace réservé sur la facture. Cette tolérance ne concerne que les factures de moins de 150 euros HT.

Récupérer la TVA sur les carburants

Le tableau ci-dessous synthétise la réglementation qui s’applique à la récupération de la TVA sur les carburants.

La récupération de la TVA sur les carburants dans les entreprises

récupérer la TVA sur les notes de frais

Pour avoir des informations plus précises sur la récupération de la TVA sur les carburants, vous pouvez consulter notre article dédié à ce point : La récupération de la TVA sur les carburants.

La TVA présente sur les notes de frais doit-elle être systématiquement remboursée à l’employé ?

Bien sûr, la TVA présente sur les notes de frais correspond à une avance réalisée par l’employé à l’entreprise. Ce n’est pas parce que l’administration ne permet pas de récupérer cette TVA qu’il faut la déduire du remboursement de la note de frais.

Lorsqu’un salarié présente une note de frais à l’entreprise, qu’elle est justifiée et que les dépenses ont été faites dans l’intérêt de l’entreprise, avec l’accord de la direction, il n’y a pas de raison de ne pas rembourser la totalité de la note de frais, y compris la TVA non récupérable.
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