Comment organiser son suivi de facturation ?

Le suivi de la trésorerie est un élément majeur dans le fonctionnement des entreprises. Il permet notamment au dirigeant de gérer le financement de l’activité par anticipation et de disposer des liquidités nécessaires à son activité (BFR, investissement, …). En permettant de disposer des informations nécessaires pour la gestion des délais de paiement, le suivi de facturation joue un rôle stratégique dans le bon fonctionnement d’une entreprise. Pourtant, les dirigeants se trouvent parfois désarmés lorsqu’il faut organiser le processus de facturation, venant parfois à s’interroger sur les avantages que peuvent apporter un suivi de facturation efficace. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, répond à ces questions.

Pourquoi mettre en place un suivi de facturation ?

Commencer par mettre en place une organisation efficace.

Le secret d’une bonne organisation se trouve dans :

la mise en place d’une méthodologie précise,
la rigueur dans le suivi de la méthodologie mise en place,
l’utilisation d’outils adaptés,
l’attention portée à l’archivage des caractéristiques et des événements dans une base de données de qualité.

La première étape de la mise en place du suivi de facturation

mettre en place un suivi de facturation Elle consiste à rédiger des conditions Générales de Vente (CGV) qui précisent clairement les conditions de facturation et de règlement. Cette étape sert à prévenir les clients des conditions pratiquées par l’entreprise, mais permet aussi d’avoir des éléments opposables en cas de litige. Il faudra notamment évoquer :

le montant et la nature des acomptes versés lors de la signature du devis,
les conditions pour un règlement en plusieurs fois,
les délais de paiement consentis,
la date limite de paiement,
les indemnités de retard.

La deuxième étape du suivi de facturation

Il faut ensuite prévoir un outil de suivi simple et efficace qui soit utilisable par l’ensemble des personnes et des services concernés (direction, commercial, administratif, relance, …). Les principaux intérêts d’un tel outil sont :

la qualité, l’exhaustivité et la précision des informations,
la facilité de lecture et d’utilisation du document (clarté et synthèse),
la fréquence de mise à jour du document,
l’archivage des données pour disposer d’un historique et pouvoir étudier les évolutions globales et détaillées.

Un tableau Excel bien construit peut parfaitement répondre à ces critères, l’utilisation des tableaux croisés dynamiques permettront, dans la plupart des cas, de faire des analyses intéressantes. Il faudra, lors de la conception de l’outil, penser à renseigner un certain nombre d’informations :

le nom du client et de l’interlocuteur,
le numéro de facture,
la date de facturation,
la date d’échéance : date limite de paiement avant application de la majoration,
le montant de la facture : coût total de la vente,
le nombre de jours de dépassement : nombre de jours entre la date d’échéance et la date de relance (utile pour calculer le montant de l’indemnité de retard),
le montant de la majoration,
le solde restant dû,
l’état du paiement : ‘en attente’, ‘en cours’, ‘réglée’,
l’état des relance : noter les 1ère, 2de, 3ème relances ainsi que la date à laquelle les relances ont été effectuées.

La troisième étape

mise en oeuvre du suivi de facturation Il va sans dire qu’il faut ensuite utiliser les documents afin de réduire au maximum les délais de paiement. Un contrôle régulier entre la comptabilité et le document de suivi peut être fait à l’aide de la balance âgée qui est un document comptable de référence pour le suivi des créances clients. Elle se présente sous la forme d’un listing des factures en attente de paiement, triées par ordre chronologique.

Les apports d’un suivi de facturation

Le suivi de facturation apporte des avantages dans différents domaines, et permet notamment :

D’améliorer le suivi client :
- d’améliorer le pilotage de l’activité en libérant la trésorerie immobilisée,
- de disposer d’une vue synthétique des encours clients et pouvoir ainsi adapter les démarches en fonction des habitudes de chaque client,
- d’avoir à disposition des éléments concrets pour défendre la position de l’entreprise,
- de disposer d’historiques et/ou d’indicateurs pour définir des objectifs personnalisés aux collaborateurs concernés,
- d’organiser les paiements,
- de mieux comprendre le fonctionnement de certains clients et mettre en place des actions de prévention ou de recouvrement particulières.
De mieux maîtriser le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) de l’entreprise en réduisant les sommes immobilisées chez les clients.
De réduire l’exposition de l’entreprise au risque de défaillance de ses clients. En effet, plus un client paie rapidement, plus le risque d’impayé diminue.
De disposer d’éléments chiffrés pour aider à réaliser un prévisionnel et un plan de trésorerie réaliste.

On voit, à la lecture de cet article combien le travail administratif, dont fait partie le suivi de facturation, est un élément important dans l’organisation générale d’une entreprise. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre expert-comptable pour bien saisir les enjeux du suivi de facturation ou de la maîtrise de votre BFR.

Pour plus d’informations sur l’organisation, la facturation et les comptes clients, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

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