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S’organiser, collaborer : des outils pour faire évoluer votre entreprise

La période de confinement, si elle est compliquée pour tous, peut néanmoins permettre une réflexion sur l’organisation de l’entreprise, voire une remise en cause de son mode de fonctionnement. Les salariés, l’encadrement, le chef d’entreprise, tout le monde est concerné ! Et ce, qu’il s’agisse du télétravail, des outils de gestion, de communication, ou d’organisation.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, a sélectionné pour vous des outils gratuits (ou quasiment gratuits) pour aider votre entreprise à s’organiser, gérer des projets, et collaborer au quotidien.

Attention, les solutions présentées dans cet article ne remplacent pas les solutions déjà mises en œuvre dans votre société. La meilleure solution est celle que l’on maîtrise !

S’organiser, gestion de projet

Google Agenda

Avec un compte gratuit sur Google, créez les agendas de toute vos équipes. Installez-la sur leurs smartphones, vous pourrez ainsi visualiser et modifiez leurs agendas.

 

Google Groupes

C’est une application qui permet de simplifier la communication et le partage en s’appuyant sur des thèmes. Vous pouvez utiliser Google Groupes pour créer un groupe en ligne pour votre équipe, votre organisation, votre classe ou tout autre groupe, et effectuer les actions suivantes :

  • Envoyer des e-mails aux autres membres,
  • Héberger des discussions de groupe,
  • Collaborer sur des projets,

Comment la créer ? https://www.youtube.com/watch?v=Obyvfyqd7bo

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=K7a2m6miGoU

Trello

C’est un outil collaboratif de gestion de projet. Il repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Les cartes sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d’une planche à l’autre pour leur avancement.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=Gf47x50d254

Comment l’utiliser : https://www.youtube.com/watch?v=Gf47x50d254

Asana

C’est un gestionnaire de communication d’équipe. L’application prend en charge de nombreuses fonctionnalités, notamment les espaces de travail, des projets, des tâches, des étiquettes, des notes, des commentaires et une boite de réception qui organise les mises à jour des informations en temps réel.
Il est conçu pour permettre aux individus et aux équipes de planifier et gérer leurs projets et les tâches sans email. Chaque équipe reçoit un espace de travail. Les espaces de travail contiennent des projets, et les projets contiennent des tâches.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=OrNSHyX_MpA

 

AirTable

Cet outil va vous permettre de tout organiser, avec qui vous voulez, et depuis n’importe où. C’est un outil collaboratif pour tout organiser de manière efficace, c’est un service de collaboration hybride tableur/base de données. Les champs d’un tableau Airtable sont similaires aux cellules d’un tableur, mais ont des types tels que « case à cocher », « liste déroulante », « date » et peuvent faire référence à des fichiers joints mais aussi à des images. Vous pouvez ainsi créer votre propre base de données et publier des vues sur des sites web externes.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=G6EDLjtrRBo

 

Collaborer, travailler ensemble

Jamboard (Google)

C’est un outil de Google qui propose un “tableau blanc numérique” que l’on utilise comme un tableau blanc classique. L’application fonctionne sur smartphone et tablette, et peut être utilisée de manière collaborative. C’est donc un excellent outil pour les personnes souhaitant travailler sur les mêmes projets, où qu’elles soient. L’application est livrée avec de nombreux outils d’édition, et s’utilise comme une application autonome ou avec l’outil de conférence Jamboard. Intéressant si vous avez un écran tactile.

Comment l’utiliser ?

 

Rambox

C’est une une application qui rassemble la plupart de vos services de messagerie (Messenger, WhatsApp, Slack etc.). Ce logiciel gratuit est capable de centraliser 34 services de messagerie et d’email. A l’heure où nous jonglons quotidiennement entre Messenger, WhatsApp, mails professionnels et personnels… il est parfois difficile de garder le fil, et son calme par la même occasion ! Si Franz était déjà très pratique, vous ne pourrez à présent plus vous séparer de Rambox. Son concept est similaire à son prédécesseur sauf qu’au lieu de rassembler 34 protocoles (applications, réseaux sociaux et messagerie) Rambox en propose 45.

Le principe c’est quoi ? Dans une même interface, vous pouvez ajouter tous vos réseaux sociaux et messageries du quotidien comme Facebook, Twitter, Slack… que vous retrouverez dans une même fenêtre, dans des onglets différents.

L’avantage majeur de cette application c’est de pouvoir centraliser sur un seul et même logiciel toutes vos applications, sans avoir 50 onglets ouverts sur votre bureau et votre navigateur. Vous pouvez également personnaliser les notifications en fonction des messageries différentes, vous mettre en « ne pas déranger » sur toutes les applications en un clic et vous déconnecter partout de la même façon. Bien-sûr, Rambox se synchronise également sur tous vos appareils (mobiles et tablettes). Question confidentialité, l’application n’enregistre aucun identifiant pour assurer une totale confidentialité.

Comment l’installer et l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=95YVkdzQHN8

 

Autres outils de collaboration :

Google Slides 

C’est une solution de présentation en ligne qui permet de créer et de mettre en forme des présentations en collaboration avec d’autres utilisateurs.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=ofgumCOEawo

 

Google Docs

C’est un service de traitement de texte en ligne. Il permet de créer des documents, de les mettre en forme et de les modifier en collaboration avec d’autres personnes.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=wTFBOM5j15Y

Voir aussi notre article Comment utiliser Google Docs® ?

 

GoogleSheet 

Google Sheets est un tableur en ligne qui permet de créer et de mettre en forme des feuilles de calcul, et de les modifier en collaboration avec d’autres personnes.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=zjb6aDAeHOY

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=Pe9iqQz9BF4

 

PollEverywhere

C’est un outil en ligne qui permet de sonder en direct les participants à une réunion, une conférence ou une formation.

https://www.polleverywhere.com/plans

Comment l’utiliser ? https://youtu.be/Hvv1PU1J_ww

 

Doodle

C’est la manière la plus simple de planifier des réunions avec des clients, des collègues ou des amis. Trouvez le meilleur horaire, celui qui convient à tous, pour des réunions. (Voir nos articles : Doodle, la simplicité pour planifier un événement, et aussi Je doodle, tu doodle, il/elle doodle)

Attention ! Certains comptes gratuits, comme sur Google et Microsoft, ne sont pas hébergés en Europe. Ils ne respectent donc pas la RGPD. Il est donc important de ne pas stocker des données personnelles sur des employés et sur des clients dans ces services cloud.

Cet article vous a plu ? Dites le nous dans les commentaires ci-après ! Pour en savoir plus sur les outils de gestion et les applications utiles au développement de votre entreprise, et qui facilitent le quotidien des équipes, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

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