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Dirigeants : quels frais peuvent vous être remboursés par l’entreprise ?
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Dirigeants : quels frais peuvent vous être remboursés par l’entreprise ?

Les frais engagés par le dirigeant dans le cadre de son activité professionnelle peuvent être remboursés par l’entreprise. Cependant, afin d’éviter les dérives et les abus, la réglementation sur le remboursement des frais est très encadrée. Valoxy vous rappelle les règles à suivre et vous apporte quelques conseils pour vous faire rembourser vos frais professionnels en restant serein.

expert-comptable : les remboursements de frais du dirigeant

Dirigeants : quels frais peuvent vous être remboursés ?

Remboursement de frais : les règles à suivre

La réglementation sur le remboursement des frais avancés par un dirigeant d’entreprise est beaucoup plus restrictive que celle qui s’applique aux salariés de l’entreprise. Lorsqu’un dirigeant souhaite se faire rembourser des frais engagés pour l’entreprise, il doit s’assurer que ces derniers aient les caractéristiques suivantes :

  • Qu’ils aient été engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
  • Qu’ils disposent d’un justificatif (facture, note de frais, …),
  • Qu’ils soient remboursés à l’euro près. Les frais remboursés sous forme d’un forfait étant imposables.

Le cas des déplacements du dirigeant

Les frais qui correspondent à un déplacement professionnel identifié sont remboursables. On citera à titre d’exemple les visites client et/ou fournisseurs, les participations à un congrès ou un salon, les livraisons, …

conseils de l'expert-comptable sur les remboursement de frais du dirigeant

Parmi les frais de déplacement on distinguera :

  • Les indemnités kilométriques,
  • Les frais de péage et de parking,
  • Les titres de transport (train, avion, métro, note de taxis, …),
  • Les frais de repas et d’hôtel occasionnés par les déplacements,
2 remarques sont à prendre en compte :

Les frais engagés pour le transport du domicile au lieu de travail ne sont pas remboursables pour les sociétés assujetties à l’impôt sur les sociétés (IS).

Lorsque le montant annuel des frais de déplacement dépasse 15 000 euros, il doit être reporté sur le relevé des frais généraux qui sera joint au dépôt des comptes annuels. Cela doit être fait dans les 3 mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

Le remboursement des frais pour l’utilisation du véhicule personnel

Les dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles peuvent se les faire rembourser au réel ou en fonction des kilomètres parcourus (frais kilométriques).

Les frais kilométriques comprennent :

  • Le carburant,
  • Les primes d’assurance,
  • L’entretien courant (vidanges, pneumatiques, …)
  • La location, le crédit-bail ou les intérêts d’emprunt lorsque le dirigeant est propriétaire du véhicule.

Dans les faits, les remboursements réels sont très peu pratiqués, d’ailleurs il n’existe pas, à ce jour, de liste officielle qui détaille les frais pouvant être remboursés.

le conseil de l'expert-comptableOn peut supposer que les remboursements de frais cités ci-dessus ne sont pas imposables lorsqu’ils sont effectués au réel. Nous vous conseillons toutefois de vous rapprocher de votre expert-comptable pour vous aider à choisir la meilleure option.

Amendes

Les amendes étant des procès-verbaux appliqués à titre personnel, elles ne sont pas remboursables par l’entreprise.

Les repas et les notes de restaurant

Il faut ici distinguer les repas d’affaires au cours desquels le dirigeant invite les prospects et les clients de l’entreprise, et les repas normaux qui comprennent ceux où le dirigeant déjeune seul ou avec un ou plusieurs employés.

Dans le cas des repas d’affaires avec justificatif (sur lesquels il faudra inscrire le nom des participants), les frais sont remboursés totalement et déductibles fiscalement, toujours à condition d’avoir étés faits dans l’intérêt de l’entreprise. Si les remboursements annuels dépassent la somme de 6 100 €, ils devront être déclarés sur le relevé annuel des frais généraux.

Les frais de « repas normaux » seront remboursés partiellement tout en étant cependant totalement déductibles des impôts (sous conditions).

Les cadeaux et frais de réception

remboursement de frais : ce que dit l'expert-comptableSi la plupart des cadeaux fait par un dirigeant à ses clients (ou à ses prospects) peuvent être remboursés, ils ne sont pas systématiquement déductibles du résultat de l’entreprise. Les frais de réception seront remboursables et déductibles du résultat, même lorsqu’ils ont lieu au domicile du dirigeant à condition d’être engagés dans l’intérêt de l’entreprise.

Ces remboursements de frais font l’objet de contrôles minutieux de la part des agents de l’administration, il convient par conséquent d’être attentif à ce que leur montant et leur nature soient en rapport avec l’importance de la réception et l’enjeu économique pour l’entreprise.

Les loyers et charges des dirigeants exerçant à domicile

Le dirigeant qui consacre une pièce de son domicile à l’exercice de sa profession peut demander le remboursement d’une quote-part de son loyer et de certaines charges (électricité, internet, eau téléphone, …) à l’entreprise.

Le remboursement des frais engagés avant la création d’une entreprise

frais de remboursement du dirigeant

Lorsqu’un porteur de projet crée son entreprise, il est amené à engager des frais avant que la société ne soit constituée (fournitures, annonces légales, honoraires, déplacements, frais d’immatriculation, …). La plupart des dépenses sont remboursées au dirigeant à condition qu’il puisse présenter un justificatif.

Frais d’habillement

Les frais liés à la présentation du dirigeant ne sont ni remboursables ni déductibles du résultat sauf pour des vêtements professionnels obligatoires et/ou nécessaires dans certains métiers (blouses, robe d’avocats, …).

La formation et la documentation

Les formations du dirigeant sont remboursables et déductibles des impôts à condition qu’elles soient réalisées par un organisme agréé.

Remarque : les dirigeants peuvent bénéficier d’aides spécifiques pour leurs formations comme un crédit d’impôt.

Les sommes versées en exécution d’une caution bancaire

Lorsqu’un dirigeant s’est porté caution de l’emprunt de sa société et, a été amené à verser la caution, il pourra en demander le remboursement lorsque celle-ci aura retrouvé une trésorerie suffisante. Le sommes versées par le dirigeant au titre de l’engagement de caution sont déductibles de son revenu imposable lorsque les conditions suivantes sont respectées :

  • création d'entreprise et expertise comptable les remboursement de frais du dirigeantL’engagement a été réalisé dans l’intérêt de l’entreprise (il ne doit pas entrer dans le cadre de sa gestion privée)
  • Le versement de la caution n’est pas dû à un acte frauduleux (abus de bien sociaux, détournement d’actes, …)
  • Le montant de la caution n’est pas disproportionné par rapport au revenu di dirigeant au moment de l’engagement.

Il est à noter que si la caution versée est déductible du revenu imposable du dirigeant, elle est reprise dans le bénéfice imposable si l’entreprise rembourse le paiement de la caution ultérieurement.

Le conseil de l’expert-comptable

Les frais sont l’un des mets de choix des contrôleurs fiscaux. Ils contituent la source principale des redressements fiscaux. Pour éviter toute déconvenue, pensez à prendre conseil auprès de votre expert-comptable qui saura vous orienter et mettre en évidence vos remboursements litigieux.

bonhomme avec un V vert pour illustrer la visite médicale de reprise

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5 commentaire(s)

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1

Bonjour. Article très intéressant. Merci.
Une question ici non traitée. Les repas pris par le dirigeants sas avec des partenaires mais chacun paie sa part (donc pas d'invitation) sachant que le repas peut avoir lieu pour déjeuner ou dîner. Déductible ou pas ?
Cordialement

2
Expert Comptable Valoxy

Bonjour
La situation que vous décrivez peut s'apparenter à un repas d'affaires.
Cette dépense est déductible en intégralité du résultat à conditions d'indiquer le nom des participants, les sociétés qu'ils représentent et le contexte du repas (salon, déplacement, préparation projet commun..).
Le repas d'affaires doit également conserver son caractère exceptionnel, dans le sens ou il ne doit pas se reproduire régulièrement.
En cas de contrôle fiscal ou social, une note de frais correctement renseignée est synonyme de transparence.
Cordialement,
L'équipe Valoxy

3

Bonjour article très complet merci cependant j'ai un doute s'agit il de toutes les formes de sociétés SA, SAS, SARL et de toutes les fonctions "président" "DG"?
Cordialement

4
Expert Comptable Valoxy

Bonjour

Si les frais sont engagés dans l'intérêt de la société, ils peuvent être remboursés. Quelque soit le poste occupé et la forme juridique.
Cordialement
L'équipe Valoxy

5

Cette article m'a beaucoup aidé.

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