Comment préparer l’AGO annuelle dans les SARL ?

L’assemblée d’approbation des comptes doit être réunie dans les six mois suivant la date de clôture de l’exercice social. Quinze jours minimum avant cette assemblée, le gérant doit convoquer les associés et leur communiquer les documents sociaux qu’il a lui-même établis : les comptes annuels, le rapport de gestion et le texte des résolutions proposées. Cette assemblée a pour objectif de présenter les comptes aux associés afin que ceux-ci les approuvent et affectent le résultat. Afin de préparer cette AGO obligatoire, des documents sociaux doivent être établis et communiqués aux associés.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, reprend et explique ces différentes étapes.

Établir les actes préparatoires à l’AGO annuelle

Cette mission est à la charge du gérant de la société. C’est à lui d’établir les comptes annuels, le rapport de gestion et le texte des résolutions proposées.

Les comptes annuels

Le bilan décrit séparément les éléments d’actif et de passif composant le patrimoine de la SARL. Parmi l’actif, doivent, notamment, être indiqués les immobilisations corporelles, les immobilisations incorporelles, l’actif circulant, les matières premières, les créances clients… Concernant le passif, doivent notamment apparaître les dettes fournisseurs, les dettes fiscales et sociales et les provisions pour risques et charges.

Le compte de résultat récapitule les produits et les charges de l’exercice.

L’annexe des comptes annuels doit comporter « toutes les informations d’importance significative sur la situation patrimoniale et financière et sur le résultat de l’entreprise ». Doivent notamment figurer dans l’annexe, les mentions suivantes : les modes d’évaluation appliqués pour établir le bilan et le compte de résultat, les méthodes retenues pour le calcul des amortissements et des provisions.

Lorsque la SARL détient le contrôle d’une ou plusieurs sociétés et est donc placée à la tête d’un groupe, le gérant doit vérifier s’il est tenu d’établir des comptes consolidés. Cette obligation dépend de l’étendue du contrôle exercé par la société dominante sur les autres sociétés du groupe.

Le rapport de gestion

Le rapport de gestion est établi par le gérant et doit exposer :
– la situation de la société durant l’exercice écoulé ;
– son évolution prévisible ;
– les événements importants survenus entre la date de clôture de l’exercice et la date à laquelle le rapport est établi ;
– les activités de la société en matière de recherche et développement.

Des informations complémentaires doivent également figurer dans ce rapport de gestion :
– le montant des dividendes distribués lors des 3 derniers exercices ;
– les modifications apportées aux méthodes d’évaluation et de présentation des comptes annuels ;
– les prises de participation significative ou prise de contrôle ;

L’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) dont l’associé unique est aussi le gérant, n’a pas à établir ni déposer le rapport de gestion si elle ne dépasse pas à la clôture de l’exercice, deux des trois seuils suivants :

un total du bilan fixé à 1 000 000 €. Attention, dès 2017, ce total passe à 4 000 000€ ;
un chiffre d’affaires hors taxe de 2 000 000 €. Attention dès 2017, ce chiffre passe à 8 000 000 € ;
un nombre moyen de salariés permanents, au cours de l’exercice, égal à 20. Attention, dès 2017, ce chiffre passe à 50 salariés.

Informer et convoquer les participants à l’AGO annuelle

Le droit de communication préalable à l’AGO annuelle

Avant la tenue de l’assemblée, le gérant doit communiquer aux associés ainsi qu’aux éventuels membres du comité d’entreprise :

les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) ;
le rapport de gestion ;
le texte des résolutions à soumettre au vote lors de l’AGO d’approbation des comptes ;
le rapport du commissaire aux comptes, s’il en existe un.

Cet envoi a pour but de permettre aux associés de réfléchir sur les décisions soumises à l’assemblée. Ils pourront ainsi, en cours de séance, apporter toutes modifications ou compléments qu’ils jugent souhaitables. Le gérant doit envoyer ces documents sociaux aux associés et éventuels membres du comité d’entreprise, quinze jours au moins avant la tenue de l’AGO annuelle.

La convocation à l’AGO annuelle

C’est au gérant de convoquer les associés. En cas de carence du gérant, le commissaire aux comptes, s’il en existe un, peut convoquer l’assemblée. De même, tout associé peut demander au président du tribunal de commerce, statuant en référé, la désignation d’un mandataire chargé de convoquer l’assemblée.

Les convocations doivent être envoyées à chacun des associés par LRAR quinze jours au moins avant la tenue de l’AGO annuelle.

Si le gérant ne respecte pas toutes ces étapes, l’assemblée sera susceptible d’être annulée.

En cas de doutes, n’hésitez pas à nous contacter.

Pour plus d’informations, vous pouvez retrouver nos articles sur :
– les assemblées générales en SARL
– la nomination du gérant d’une SARL
– le recours au commissaire aux comptes