Comment bien organiser son administratif ?

Dans les PME/TPE, organiser son service administratif est souvent perçu par les chefs d’entreprise comme une démarche fastidieuse et inutile. Faire passer au second plan l’organisation administrative de son entreprise est cependant une erreur à éviter car au-delà de l’aide qu’elle apporte elle permet aussi un gain de temps non négligeable.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous donne ici quelques conseils afin de bien organiser le service administratif d’une entreprise.

Classement général

Notre premier conseil consiste à ranger les documents administratifs par nature dans différents classeurs :

Achats (bons de commande fournisseur, devis, factures)
Ventes (bons de commande client, bons de livraison, factures)
Banque (relevés bancaires)
Juridique (Kbis, statuts, AG…)
Social salariés (contrats de travail, DUE, bulletins de paie, charges sociales…)
Social gérant (DSI, cotisations sociales…)
Fiscal (TVA, IS…)

Remarques :

Les achats peuvent se ranger par fournisseur et par ordre chronologique ou alors par mois et par fournisseur…
Les ventes peuvent se ranger par numéro de vente (ou de facture) ou par mois …
Sur le plan social et des ressources humaines : vous pouvez ouvrir un premier classeur avec les contrats de travail et les éléments confidentiels afin de pouvoir les ranger de manière que seules les personnes autorisées y aient accès et en ouvrir un second avec les informations relatives aux absences, périodes de congés… Les chefs de services, le chef d’atelier, etc. pourront suivre et consulter ce ou ces classeurs.

Quelques procédures générales

Le service administratif concentre un grand nombre d’informations. Certaines doivent être communiquées aux services concernés, certaines doivent au contraire rester confidentielles, d’autres encore doivent être vérifiées et validées avant traitement. Les procédures générales permettent de mettre en place des circuits qui garantissent un traitement adapté pour chaque information ou document.

Courrier

organisation administrative

La réception du courrier : le courrier peut contenir des informations sensibles, voire confidentielles. Pour un bon fonctionnement, il est important que la distribution du courrier s’effectue bien. L’ouverture et la distribution du courrier doivent être effectuées par une personne de confiance qui, dans la mesure du possible change très peu. Cette personne peut être la secrétaire, le comptable de l’entreprise ou le dirigeant lui-même.

Le courrier reçu est à distribuer aux personnes concernées ou doit être transmis au dirigeant dans une ou plusieurs pochettes différentes (factures à régler, bon de commande, courriers divers, impôts…).

On inscrira la date du jour sur chaque pli reçu à l’aide d’un tampon dateur.
Il est primordial de photocopier tout document sortant puis de le classer. Chaque document doit être impérativement vu et validé par le dirigeant ou par un chef de service.

Règlements/Encaissements

La qualité du suivi du règlement a une incidence directe sur le délai de règlement moyen des clients, il peut donc modifier de manière importante la trésorerie de l’entreprise au travers de son influence sur le BFR (cf. notre article sur la réduction des délais de paiement). C’est une tâche importante qui demande un suivi régulier et rigoureux, ainsi qu’un certain savoir-faire.

Au niveau des achats, lors de la réception d’une facture, celle-ci doit être vérifiée à l’aide du bon de commande et du bon de livraison. Une fois validée, la signature du contrôleur (ou un tampon « contrôlé ») peut s’apposer avant d’effectuer son règlement. La facture devra mentionner le mode de règlement, le montant payé et la date de paiement. Cette facture peut ensuite se comptabiliser et se ranger dans le classeur des achats.
Les paiements doivent être contrôlés et maîtrisés par le chef de service, la secrétaire (lors de bons de commande) ou le comptable afin de les présenter au dirigeant pour validation et signature. Il est à noter que les chèques doivent comporter le montant en chiffres et lettres ainsi que le bénéficiaire. Il ne faut pas autoriser de chèque en blanc, de même pour les chèques à encaisser, ils doivent comporter les références du compte bancaire.
Les carnets de chèques et remise de chèque doivent être rangés dans un coffre (ou tout autre endroit fermé à clef).
Privilégiez les virements et prélèvements afin de maîtriser vos délais de paiement, d’éviter les impayés, et de gagner du temps de gestion administrative.

La trésorerie

La trésorerie est le nerf de la guerre, et une entreprise sans trésorerie serait comme un bateau au milieu des eaux, sans essence, sans moyen de diriger l’embarcation.

Par ailleurs, quelle que soit la solution trouvée pour pallier à un manque de trésorerie, elle est toujours très coûteuse et peut amener une entreprise à perdre son autonomie.

Les bases d’un bon suivi de trésorerie sont :

Effectuer un rapprochement bancaire idéalement une fois par semaine, au pire une fois par mois.
Vérifier votre solde. Anticiper les tensions financières permet d’entretenir de bonnes relations avec son banquier. Cela permet aussi de trouver des solutions de financement moins coûteuses. Enfin, un budget de trésorerie peut s’étudier sereinement afin de prévoir l’avenir. Il préparera d’éventuels investissements, et des provisions pour des paiements fournisseurs exceptionnels.

Facturation

Un système de facturation précis et efficace est rassurant pour les équipes, pour les clients, pour la direction ainsi que pour les partenaires de l’entreprise (clients et fournisseurs). Il contribue à améliorer la trésorerie de l’entreprise en réduisant le délai de paiement moyen.

Les factures de ventes sont préparées par les chefs de service ou les personnes qui détiennent l’information de ce qu’il faut facturer, et sont transmises au service comptabilité qui les établit.
Le double des factures peut être classé sous format papier ou mieux encore numérisé afin d’éviter d’avoir des classeurs supplémentaires lors de gros volumes de facturation.
Une fois les factures établies, celles-ci peuvent être comptabilisées dans le journal de ventes. Une comptabilité à jour permet un suivi client régulier afin de suivre la trésorerie et de faire les relances.

Le conseil de l’expert-comptable

N’hésitez pas à nous solliciter pour tout conseil lors du démarrage de votre entreprise en matière de gestion, d’administration et de vos projets. Nous pourrons réaliser un audit administratif et saurons apporter nos conseils et nos compétences dans ces domaines. Gagnez ainsi du temps pour le lancement de votre entreprise. Suivez aussi mieux la gestion de votre entreprise.

« Un bon administratif pour une bonne gestion ! »

Pour plus d’informations sur le service administratif de votre entreprise, consultez nos articles sur le blog de Valoxy :