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Organisation d’entreprise : les 5 basics du suivi de trésorerie
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Organisation d’entreprise : les 5 basics du suivi de trésorerie

Les dirigeants le savent plus que quiconque, le suivi de la trésorerie est un point capital pour la gestion et le développement de toute entreprise. Qu’elle soit en difficulté ou en plein développement, l’entreprise doit gérer sa trésorerie et contenir son Besoin en Fonds de Roulement afin de ne pas freiner son activité. Par ailleurs, le suivi de la trésorerie est un élément qu’il est nécessaire de sécuriser. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le point sur les règles de base qui concernent la trésorerie d’entreprise.

Organisation d’entreprise : la trésorerie

Organisation d’entreprise : le suivi de trésorerie

Les règles de base d’un bon suivi de trésorerie

Le manque de maîtrise de la trésorerie de l’entreprise peut vite devenir problématique. En effet, en plus de prendre du temps au dirigeant et de l’éloigner de ses principales occupations, les tensions financières coûtent cher tant auprès des partenaires financiers qui deviennent plus prudents et renchérissent leurs coûts, qu’auprès des fournisseurs qui veulent garantir leurs paiements.

Pour éviter d’entrer dans cette spirale infernale, ou pour se donner les moyens d’en sortir, il est nécessaire d’appliquer quelques règles simples de manière stricte.

le suivi de la trésorerie

  • Différencier la personne chargée des règlements, de celle qui enregistre les flux financiers (le comptable). Cette règle toute simple permet un contrôle de base pour éviter les abus mais aussi pour contrôler qu’il n’y a pas d’erreur de paiement.
  • Ne pas effectuer de règlement sans une pièce justificative de la dépense, quel que soit le mode de règlement.
  • Tout règlement doit être vu et approuvé par le chef d’entreprise. Il doit être le seul à signer les chèques, à valider les ordres de virement et les effets à payer.
  • Les remises bancaires doivent être faites tous les jours avant l’heure de caisse. L’entreprise archivera le double des bordereaux de remise de chèques et d’espèces avec, pour les remises de chèques, un détail permettant de retrouver l’émetteur de chaque chèque.

La tenue de la caisse

Le contrôle de la caisse doit être fait tous les jours. Pour un suivi efficace, il est conseillé aux commerçants de conserver le « ticket Z » journalier (ou le journal de caisse de la caisse enregistreuse) en l’agrafant  sur un agenda. Les dépenses en espèces devront quant à elles être notées chaque jour et faire l’objet d’un justificatif.

Un calcul du solde de caisse et un rapprochement avec le total des espèces de la caisse seront faits tous les jours.

    Solde de caisse du jour J   =   solde du jour J-1   +   les recettes   –   les dépenses   –   remises en banque.

Un livre de caisse enregistrera les mouvements et les soldes de caisse, et permet de suivre l’évolution et de s’apercevoir d’une éventuelle erreur. Un responsable aura la charge du suivi du contrôle du fonds de caisse.

La protection des moyens de paiement et des espèces

protéger la trésorerie

Les chéquiers vierges et les espèces seront enfermés dans une armoire forte ou un coffre-fort. Il est déconseillé de conserver des montants en espèces importants ou de dépasser le montant d’espèces assuré en cas de vol.

L’émission et la réception des chèques

Trésorerie et organisation d'entrepriseLes chèques sont traités sitôt reçus. Si un chèque est reçu sans que le nom du bénéficiaire ne soit inscrit, il faut compléter le chèque à l’aide d’un tampon à l’ordre de l’entreprise dès sa réception. Son endossement (écrire au dos du chèque) se fait aussi à l’aide d’un tampon qui comporte le numéro du compte de l’entreprise et le nom de l’établissement bancaire concerné.

L’émission des chèques de l’entreprise doit être centralisée. Il est impératif d’inscrire le nom du bénéficiaire (la personne à l’ordre de qui le chèque est émis) et il faut proscrire les « chèques en blanc ».

Il est parfois bon aussi de rappeler qu’il est interdit de laisser quelque partie d’un chèque en blanc à partir du moment où il est signé.

Le plan de trésorerie et le rapprochement bancaire

Un dirigeant doit pouvoir anticiper la trésorerie de son entreprise plusieurs semaines à l’avance afin de prévoir les paiements et d’entretenir de bonnes relations avec ses partenaires financiers. Un plan de trésorerie et un budget prévisionnel sont des outils indispensables pour une gestion prévisionnelle saine, ils permettent d’avoir une vision sur l’avenir et de calculer les éventuels besoins de financement.

Le journal de banque doit être contrôlé périodiquement avec les relevés bancaires.

N’hésitez pas à faire appel à votre expert-comptable pour vous aider à mettre en place ces démarches importantes pour le fonctionnement de votre entreprise et pour vous aider à travailler sereinement.

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