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L’organisation comptable
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L’organisation comptable

Il est souvent demandé aux experts-comptables de partager leurs expériences pour aider les dirigeants à faire fonctionner leur entreprise de manière efficace. Même si l’organisation du service comptable semble, à première vue moins importante que d’autres axes de travail comme le développement commercial ou le suivi des créances clients, elle joue un rôle important dans le fonctionnement général de la société ainsi que dans l’aide à la prise de décision. Valoxy, cabinet d’expertise-comptable de sociétés en création, de TPE et de PME vous explique les bases de l’organisation comptable.

L’organisation comptable

L’organisation comptable

L’enjeu d’une organisation comptable de qualité

La comptabilité, fonction souvent perçue comme contraignante, peut se révéler être un atout décisif dans la recherche de performance financière d’une entreprise pour peu que le dirigeant l’organise correctement et s’en serve pour son pilotage.

organisation comptable

Une bonne organisation comptable contribue de deux manières au bon fonctionnement de l’entreprise. En aidant à avoir un fonctionnement administratif optimal d’une part :

  • Un classement de qualité qui permet d’éviter de perdre des documents et de les retrouver rapidement,
  • Un gain de temps administratif à tous les niveaux (paye, comptabilité, élaboration des comptes annuels, suivi des clients, …),
  • Un gain financier (suivi des créances clients, …)
  • La connaissance et la sauvegarde du patrimoine de l’entreprise,
  • Le suivi serein des règles de gestion de l’entreprise,
  • La conformité avec la réglementation fiscale qui permet d’éviter les redressements.

La bonne organisation comptable permet aussi au dirigeant de disposer des informations financières indispensables au pilotage de l’entreprise. Le cycle et le rythme économique ne cesse de s’accélérer, obligeant les dirigeants à prendre des décisions aux conséquences parfois importantes de plus en plus rapidement. Pouvoir se reposer sur des données financières et comptables de qualités et à jour offre la possibilité au dirigeant de disposer d’outils de gestion adaptés à sa mission :

Le contrôle interne : un fondement de base de l’organisation comptable

« Le contrôle interne », encore un mot peu engageant qui désigne en fait la capacité du dirigeant à connaitre et maîtriser la diffusion de l’information et le fonctionnement de l’entreprise. La comptabilité étant le centre principal de l’information financière, il est nécessaire d’organiser son fonctionnement selon des principes clairs et complémentaires permettant sa maîtrise.

La séparation des fonctions

organisation comptable

La comptabilité enregistre un certain nombre d’opérations de nature très différentes. La première des règles est de séparer clairement la fonction d’enregistrement des opérations financières et celle de trésorier. En distinguant les personnes qui gèrent les finances de celles qui enregistrent les mouvements financiers, l’organisation comptable permet de :

  • S’assurer d’un enregistrement complet de l’ensemble des opérations financières,
  • Prévenir les éventuelles erreurs et/ou fraudes internes,
  • Disposer d’une gestion rationnelle et éclairée,
  • Protéger l’intégrité des biens et des ressources de l’entreprise.

Idéalement, la séparation des fonctions implique une séparation des tâches plus large. On distinguera quatre missions principales qui lorsqu’elles ne se cumulent pas, permettent d’assurer un contrôle interne de qualité :

  • La prise de décision,
  • Le contrôle,
  • La conservation du patrimoine de l’entreprise (suivi, conservation et entretien des immobilisations, des stocks et des liquidités),
  • L’enregistrement comptable des flux (inventaires, achats, ventes, réalisations des états synthétiques, ..).

La définition des fonctions

organisation comptableUne bonne organisation comptable implique que chacun ait une tâche définie de manière claire et précise. La définition de sa mission comprendra :

  • La description de sa place au sein de l’entreprise (organigramme),
  • Ses attributions, ses responsabilités et les moyens dont il dispose,
  • L’origine et la nature des documents qui lui seront communiqués,
  • Les documents qu’il doit créer et leurs destinations.
Dans les PME, ce formalisme sera assoupli afin d’éviter les lourdeurs administratives. Il sera néanmoins nécessaire de l’amener au fur et à mesure du développement de l’entreprise.

L’enregistrement comptable immédiat

Pour être un outil efficace, la comptabilité doit être à jour en permanence. Le responsable administratif, en charge de l’organisation comptable doit s’assurer que la saisie répond aux critères :

  • D’exhaustivité : chaque opération est enregistrée comptablement,
  • De réalité : chaque enregistrement est lié à une opération connue,
  • D’exactitude : il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation des montants,
  • De bonne période : chaque opération doit être enregistrée dans la période qui la concerne.

La protection matérielle et juridique

Les biens de l’entreprise doivent être protégés contre le vol, la destruction, la perte et les intempéries. Ces protections doivent concerner les biens physiques (stocks, bâtiments, factures, immobilisations, documents, …) et les biens informatiques (logiciels, sauvegardes, …)

Les protections seront donc matérielles (magasins fermant à clefs, caisses enregistreuses, coffre, …) et juridiques (assurance, clause de non concurrence, contrats, ..).

expert comptable

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