15 juillet 2014

par :Expert Comptable Valoxy

Organisation administrative et comptable : le traitement du courrier

Le traitement et le classement du courrier sont des tâches importantes souvent confiées au service comptabilité de l’entreprise, ou conservées par le dirigeant lorsque ce dernier en a le temps. Source essentielle d’information externe, ces tâches nécessitent confidentialité et compétence de la part de la personne qui en a la charge afin d’adapter les procédures en fonction du destinataire, de la nature et de l’importance des courriers.

Par ailleurs, une bonne organisation et un bon classement administratif et comptable contribuent souvent à la performance de l’entreprise. En effet, lorsque le dirigeant dispose facilement de l’ensemble des éléments dont il a besoin, il lui est plus facile de suivre et de contrôler les dossiers en cours. Valoxy, cabinet d’expertise comptables dans les Hauts de France, fait un point sur les règles de base les plus importantes.

L’enjeu d’un classement comptable et administratif de qualité

Bien que l’informatisation et la numérisation des documents se développent rapidement, les documents papier sont encore nombreux. Un classement administratif et comptable efficace permet notamment :

de gagner du temps,
de suivre les échéances comptables et administratives,
d’anticiper les mouvements de trésorerie (paiement, échéances fiscales, …),
d’améliorer les relations de l’entreprise avec ses partenaires (clients, fournisseurs, banque, expert-comptable, …).

Comment réaliser un classement administratif et comptable de qualité ?

Le classement administratif et comptable doit être à la fois simple et clair afin d’être compréhensible par l’ensemble des personnes qui y auront accès. Il doit aussi être identique pour l’ensemble des services de l’entreprise. De notre point de vue, il doit être effectué en fonction :

de la nature du document (courrier, banque, vente, achat, juridique, social, fiscal),
par ordre chronologique.

classement administratif et comptable

Le support le plus adapté pour les entreprises qui ont un suivi administratif et comptable important est le classeur « à deux trous » qui permet de classer suffisamment de documents en les séparant à l’aide d’intercalaires. Il est par ailleurs recommandé d’avoir un classement rigoureux et tenu à jour afin de pouvoir retrouver l’ensemble des documents et des informations en cas de besoin.

La tenue de documents informatiques de synthèse (suivi des règlements, factures à payer, déclaration fiscales, plan de trésorerie,…) permettra de faire un suivi des tâches à réaliser (paiement, relance client, déclaration, RDV partenaires, …).

Comment traiter le courrier de l’entreprise ?

Le traitement du courrier n’est pas une tâche anodine qui peut être confiée à n’importe quel salarié. La diversité des informations qui sont transmises par courrier, et l’importance de certains plis (paiement, informations comptables, sociales, fiscales et juridiques) en font un travail rigoureux qui doit être suivi avec la plus grande attention de la part du dirigeant.

Comment traiter la réception du courrier ?

Le traitement du courrier est assuré par le dirigeant lui-même, ou une personne qualifiée de confiance.

Lors de l’ouverture du courrier, un tampon « Original, reçu le JJ/MM/AAAA » sera porté sur l’exemplaire original. Un double (et/ou un scan) sera prévu (un tampon « double » pourra y être apposé), l’original sera destiné à être classé, ou comptabilisé et classé pour archivage. Les doubles seront regroupés par nature et par destinataire afin de leur être transmis :

Les règlements clients
Les commandes
Les demandes de prix ou de documentation
Les factures et relevés fournisseurs
Les offres de services
Les relevés bancaires et les documentations,
Les documents fiscaux
La publicité
Les « divers »

Plusieurs traitements peuvent être effectués ou demandés dès l’ouverture du courrier :

La saisie des paiements attendus et des dates d’échéances,
Le regroupement des documents liés aux achats (Bon de commande, Bon de livraison, Facture, Validation du responsable),
…

Comment traiter le départ du courrier ?

Un double de chaque courrier envoyé doit être conservé dans le dossier du tiers concerné (photocopie de l’original ou scan) et comptabilisé si nécessaire. L’ensemble des documents informatiques seront conservés et sauvegardés de manière à faciliter les recherches (GED, Réseau, sauvegarde centralisée, …).

Lorsqu’un courrier doit être signé par le dirigeant, l’original doit lui être présenté avec les pièces jointes et le dossier explicatif si nécessaire.

Enfin, lorsque le dirigeant est absent, le signataire laissera une photocopie du document signé afin que le dirigeant puisse en prendre connaissance à son retour.

Pour plus d’informations sur la gestion administrative de votre entreprise, consultez nos articles sur le blog de Valoxy :

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