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Mutuelle d’entreprise : la vigilance est de mise !
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Mutuelle d’entreprise : la vigilance est de mise !

Depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise doit proposer à l’ensemble de son personnel une mutuelle, en veillant à ce que le contrat mis en place soit conforme à ce que prévoit la convention collective applicable.

Valoxy vous informe sur le formalisme de mise en place et sur le suivi de la mutuelle, afin de vous éviter un redressement en cas de contrôle URSSAF.

I. La décision unilatérale

Tout d’abord, il est nécessaire de mettre en place une décision unilatérale (qui sera à transmettre au contrôleur URSSAF) qui comportera notamment le collège assuré, les cas de dispense, le montant de la cotisation et le pourcentage de prise en charge de l’entreprise (sauf si toutes ces dispositions sont prévues par la convention collective et que le contrat mis en place est conforme à celles-ci).mutuelle obligatoire décision unlitérale

Cette décision unilatérale doit être remise à l’ensemble des salariés actuels et futurs (avec remise contre signature de la liste d’émargement), ainsi qu’un coupon-réponse afin de déterminer si le salarié accepte ou refuse la mutuelle (s’il la refuse, il doit indiquer dans quel cas de dispense il se situe).

L’ensemble de ces documents sont à conserver précieusement.

II. Les cas de dispense

Ensuite, certains cas de dispense prévus dans la décision unilatérale ou dans la convention collective nécessitent une attention particulière :

  • Dispense pour les salariés bénéficiaires de la CMU ou de l’ACS : vous devez veiller à recevoir chaque année le justificatif de droit.
  • Dispense pour les salariés qui bénéficient d’un contrat frais de santé individuel : cette dispense s’applique jusqu’à la date d’échéance du contrat, sous présentation d’un justificatif. Dès que le contrat cesse, il faut affilier votre salarié à la mutuelle d’entreprise de manière obligatoire et dès le mois suivant.
  • Dispense des salariés étant couverts au titre d’ayant-droit obligatoire : il faut demander au salarié concerné une attestation de sa mutuelle afin de valider le caractère obligatoire de son affiliation.

Attention: Si ces précautions ne sont pas prises, le caractère collectif de la mutuelle d’entreprise peut être remis en question. Vous risquez alors un redressement sur l’ensemble des cotisations mutuelle de votre entreprise. C’est pourquoi nous vous conseillons d’être très vigilants à la fois sur la mise en place et sur le suivi de votre contrat de mutuelle.

mutuelle obligatoire cas de dispenseAinsi, à chaque embauche, veillez à ce que la décision unilatérale soit remise au salarié entrant, à ce qu’il signe la liste d’émargement, et à ce qu’il vous remette le coupon-réponse complété accompagné de l’éventuel justificatif. Mettez en place des rappels pour les salariés qui ont une dispense temporaire, afin de les faire adhérer dès que celle-ci cesse.

Nous sommes conscients que certains assureurs ou experts-comptables ne vous accompagnent pas dans la mise en place de la décision unilatérale. Sachez que Valoxy dispose d’un service social compétent qui saura vous accompagner dans toutes ces étapes. N’hésitez pas à nous contacter.

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