La lettre recommandée en entreprise | Valoxy, Expert Comptable Lille
Logo Valoxy
Photo extérieur Valoxy

Rue du Pré Catelan
La Madeleine, Nord-Pas-de-Calais
Tél : +33 (0) 3 20 39 33 47

TOP Diriger son entreprise
La lettre recommandée en entreprise
Noter cet article

La lettre recommandée en entreprise

La lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) est un service postal permettant à l’expéditeur d’un courrier de prouver son envoi, de recevoir la preuve de sa réception par le destinataire, et de prendre date dans le cas d’une utilisation de preuves dans un contexte juridique.

Qu’est-ce qu’une Lettre Recommandée ? Quand l’employer ? Comment fonctionne-t-elle ? Quelles sont ses usages ?

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous explique la lettre recommandée.

La lettre recommandée : définition

La lettre recommandée papier, avec avis de réception, a encore toute sa place en entreprise, malgré la démocratisation du courriel. Elle constitue un courrier à finalité légale, « acheminée par un tiers selon un procédé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur, de garantir l’identité du destinataire et d’établir si la lettre a été remise ou non au destinataire. »

Dans les faits, la lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) oblige La Poste (ou le tiers chargé de l’acheminer), à certifier son arrivée à destination.

Pour la recevoir, le destinataire est obligé de signer un avis de réception. Il lui sera impossible ensuite de nier le courrier et son contenu. La lettre recommandée avec avis de réception constitue ainsi une preuve incontestable.

La lettre recommandée : utilité

Le recommandé a notamment son utilité en cas de litige avec un partenaire commercial (exigence de paiement d’une facture en retard), ou avec un salarié (lancement d’une procédure de licenciement). Si un différend doit être tranché par la justice, les deux parties disposeront ainsi de preuves pour étayer leur « bonne foi », et un écrit, ou un échange d’écrits, ne laisse place à aucune ambiguïté.

De même, le courrier en recommandé est obligatoire dans le cas d’envois « légaux », ou qui suivent des procédures particulières, comme

  • les envois de convocation aux assemblées (entreprise, syndic de copropriétaire, etc.),
  • la transmission de documents (comptes-rendus d’assemblée, de réunion de copropriétaires, etc.
  • l’exercice d’un délai (rétractation, etc.),
  • la résiliation d’un contrat,
  • la notification du congé à un contrat de bail,
  • la mise en demeure de réaliser une action suite à un dysfonctionnement, etc.
  • la notification de réserves dans l’exécution de travaux,
  • la notification d’une vente à l’acquéreur d’un bien immobilier à usage d’habitation,
  • les réserves suite à la réception de travaux,
  • la constatation d’un manquement à une obligation de moyens,
  • certains courriers bancaires,
  • l’envoi d’actes notariés

Comment envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception ?

La lettre recommandée papier n’est plus une exclusivité de La Poste, maintenant concurrencée par des sociétés de courrier locales, comme Courrier Plus dans le Nord-Pas de Calais. Travaillant sur des marchés de niche, ou régionaux, ces entreprises proposent parfois des offres intéressantes, limitées cependant à leurs marchés locaux, car l’opérateur historique bénéficie d’un réseau qu’il est difficile de concurrencer.

Comment procéder ?

L’envoi d’une lettre recommandée (LR) nécessite de remplir un « bordereau de recommandé » composé de feuillets autocopiants, qui sera collé sur le courrier et permettra :

  • d’avoir une preuve de dépôt du courrier : c’est le feuillet que garde l’expéditeur après avoir déposé son courrier à La Poste. La preuve de dépôt atteste que le pli a bien été remis au prestataire, et doit bien sûr être conservé.
  • d’assurer le cheminement du pli jusqu’à son destinataire,
  • d’avoir la preuve de distribution, c’est à dire la preuve que le prestataire a remis le courrier à son destinataire. On y trouve les adresses de l’expéditeur et du destinataire, la date de remise et la signature du destinataire. Ce feuillet est gardé par le prestataire pendant un an.
  • de déposer dans la boite aux lettres du destinataire un avis de passage, au cas où il n’est pas présent lors de la distribution. Sur cet avis n’apparaît pas l’adresse de l’expéditeur. En l’absence de retrait du pli dans les 15 jours après l’avis de passage, le courrier est renvoyé à l’expéditeur.
  • d’avoir la preuve légale attestant que le courrier a bien été reçu par le destinataire, sa signature faisant foi. C’est lavis de réception, ou “accusé réception”, qui comporte la date de remise, et sera renvoyé à l’expéditeur.
  • de connaître le motif de non-distribution, lorsque le courrier n’a pu être délivré à son destinataire. L’avis de non-distribution, rempli par le facteur, indique la raison de non-distribution, et sera renvoyé avec le courrier à l’expéditeur.

Pour simplifier ces démarches, tant pour l’expéditeur et le destinataire que pour le prestataire, la lettre recommandée est disponible depuis 2011 en version électronique (LRE).

Combien ça coûte ?

Un recommandé papier coûte 4,05 euros jusque 20g à La Poste, en tarif de base auxquels il faut ajouter 1,15 euros d’avis de réception, le cas échéant.

(voir ici les tarifs de La Poste)

Pour plus d’informations sur la lettre recommandée, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

– La lettre recommandée électronique (LRE)

– La lettre  recommandée électronique eIDAS

lettre recommandée

Laisser un commentaire

You have to agree to the comment policy.

Commentaires
  • Bonjour madame ,
    Je vous remercie tres sincerement pour votre contribution a ma connaissance que vous protege.
    5 juillet 2018