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La facturation
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La facturation

Dans une entreprise, une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est un élément incontournable de la vie de l’entreprise et de ses clients. Mais comment fonctionne la facturation ?

Pourquoi la facturation est importante ?

La facturation est au cœur de la gestion de l’entreprise. C’est un outil de gestion, un outil de trésorerie, et un outil commercial.

Les suivis

La facturatla facturationion a un rôle actif dans tous les suivis, qui est un des rôles majeurs de la facturation. Une facture est un enregistrement qui sert aussi à l’administration fiscale afin d’établir un suivi des flux financiers et permettre le contrôle de la bonne application de la réglementation, notamment fiscale, qui règlemente l’émission des factures.

La comptabilité d’une entreprise est obligatoire (sauf cas particuliers). En comptabilité, une facture enregistre l’existence d’une créance, et d’une échéance. La facture doit donc être comptabilisée au jour de l’échéance. On peut ajouter que l’émission et l’enregistrement de la facture a un effet important sur le BFR et donc sur la trésorerie.

Une facture est une pièce comptable essentielle par laquelle un fournisseur établit une créance vis-à-vis d’un client, en vue de déclencher le paiement d’une dette. Son objectif premier est d’assurer le paiement de la dette du client. En général, le fournisseur va se rétribuer de la fourniture d’un bien ou de la prestation d’un service faite à ce client.

En officialisant la naissance d’une dette, la facturation joue un rôle prépondérant dans l’activité de l’entreprise.

  • Elle instaure dans une entreprise un suivi des paiements
  • Elle enregistre l’activité de l’entreprise (nature, caractéristiques…)
  • Elle conditionne la rapidité du paiement (clareté…)
  • Elle influence la bonne gestion

Conditions générales de vente

Une facture est en étroite relation avec les conditions générales de vente (CGV) (lien article). Les CGV sont des informations qu’une entreprise va communiquer à ses clients potentiels concernant les conditions légales de vente de ses produits ou services. L’émission de la facture doit être en corrélation avec les CGV.

La facture est transmise au client une fois que celui-ci aura validé sa demande d’achat et reçu ses marchandises, selon les CGV de l’entreprise.

Caractères obligatoires 

En France, le Code du Commerce impose à toute activité professionnelle une facturation pour tous les achats de produits ou les prestations de services, pour un suivi de l’Etat et pour le paiement de la TVA.

L’entreprise qui vend son produit ou ses services doit émettre une facture avec toutes les informations légales dès que la vente est effectuée. L’acheteur est tenu de faire la demande d’une facture s’il n’a rien reçu.

Une entreprise peut produire une facture de la manière qu’elle le souhaite, mais le Code du Commerce demande à ce qu’apparaissent les mentions suivantes :

  • Le nom des parties et leurs adresses,
  • La quantité de biens vendus,
  • Le prix HT des produits ou services vendus ou rendus,
  • Les conditions d’escompte,
  • Les possibles réductions de prix à la date de la vente,
  • La date de règlement,
  • Les pénalités exigibles en cas de non-paiement,
  • Le montant de l’indemnité forfaitaire en cas de dépassement de la date de paiement indiquée sur la facture

Par ailleurs, le Code Général des Impôts oblige également à ce qu’apparaissent les données suivantes :

  • Le numéro de TVA des parties (facultatif si la vente a lieu en France),
  • Un numéro de facture unique qui doit être basé sur une série chronologique et continue,
  • Si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » doit apparaitre. Sinon, le taux de TVA est applicable à toutes les produits ou services vendus,
  • Le montant de la taxe à payer,
  • Le total HT de la taxe correspondante, par taux d’imposition,
  • Si la vente bénéficie d’une quelconque exonération, la référence à la disposition adéquate du CGI ou de la sixième directive de TVA du 17 mai 1977 doit apparaitre.
  • Indiquer si le contribuable est adhérent d’un centre de gestion agréé, avec la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale ».

Un outil incontournable :

Un outil de gestion :

Une facture est un outil de gestion interne à l’entreprise, lié aux tableaux de bords. C’est un flux monétaire qui permet un suivi des commandes, un tri des clients (délais, typologies…), et surtout, une traçabilité sur les vendus. Par ailleurs, une facture a des caractéristiques (dates, échéances…), qui permettent de mettre en place un suivi nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise (suivi de la trésorerie, des dettes…). A ce titre, le traitement de la facturation doit être rapide, efficace, fiable, régulier et précis. Sinon, les clients peuvent profiter de potentielles failles, et il peut y avoir des pertes. Cela joue un rôle prépondérant dans le maintien d’une trésorerie saine.

C’est également un outil de gestion concernant les entrées et les sortiela facturations de stocks (fréquences, quantités…). Une facture divulgue une information concernant l’état des stocks. Par ailleurs, la facturation a également une influence sur la gestion, le BFR…

Un outil de gestion commerciale :

En plus d’être un outil interne, une facture est un outil de gestion commerciale, qui permet la relance, le tri, la fidélisation des clients. Les factures peuvent en effet être stockées dans une base de données ou un système d’informations unique (Access, Sage, Oracle…) qui est une source d’informations inépuisable sur la clientèle et sur le niveau d’activité de l’entreprise.

Les nouveaux traitements

La dématérialisation des factures est un nouveau traitement des factures, apparut avec l’avènement des nouvelles technologies. Ce traitement consiste à faire passer les factures du support physique (essentiellement papier) au support numérique/électronique. Ainsi, seront supprimées les opérations d’impression, l’impact environnemental, la mise sous pli, la mise au courrier, et surtout, l’espace d’archivage.

Doivent apparaître dans les factures dématérialisées plus ou moins les mêmes informations que dans les factures papiers, néanmoins nous expliquons dans cet article les mentions légales obligatoires.

Cette dématérialisation sera obligatoire :

  • dès le 1er janvier 2017 pour les entreprises de plus de 5000 salariés,
  • Le 1er janvier 2018 pour les entreprises de 250 à 500 salariés,
  • Le 1er janvier 2019 pour les entreprises de 10 à 250 salariés,
  • Le 1er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés).

Pour conclure

Certaines entreprises choisissent des méthodes de traitement des factures, telle que l’automatisation du traitement des factures récurrentes, la numérisation de factures ou la réception de factures électroniques.

L’économie est dorénavant tournée vers les nouveaux traitements des factures, qui prendront un caractère obligatoire d’ici quelques mois maintenant.

Néanmoins, ces nouvelles méthodes plus rapides et écologiques n’enlèvent rien au caractère comptable et fiscal de la facture, qui reste un élément essentiel de l’activité d’une entreprise.

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