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Gestion d’entreprise : 5 éléments à surveiller avec attention
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Gestion d’entreprise : 5 éléments à surveiller avec attention

Si les éléments de gestion qu’un dirigeant doit surveiller avec attention diffèrent pour chaque entreprise, il existe toutefois des incontournables qu’il faut surveiller au moins une fois par semaine. La surveillance de ces éléments (investissement, postes fournisseurs et clients, montant et nature du stock et niveau de qualité) doit se faire de manière rigoureuse en période de développement comme en période difficile.

Valoxy fait le point sur ces basiques de la bonne gestion.

la gestion de l'entreprise

Gestion d’entreprise : 5 éléments à surveiller avec attention

Le suivi des investissements

La décision d’investir est souvent une étape critique dans la vie de l’entreprise. Il faut à la fois être dans une dynamique d’investissement pour développer l’activité, améliorer la productivité, renouveler (ou créer) l’appareil productif et rester raisonnable pour ne pas trop endetter l’entreprise.

Lors d’une phase de croissance ou de démarrage, il peut être préférable d’éviter d’accepter un volume de  commandes trop important. Un décalage significatif entre les prévisions et les commandes réelles peut entraîner un déséquilibre financier et/ou productif qui peut être difficile à assumer pour l’entreprise.

Gestion d'entreprise

A l’inverse, il est préférable d’éviter d’anticiper le lancement des investissements qui ne seraient pas rapidement utilisables. Cela aurait pour conséquence d’augmenter le montant des charges fixes (amortissement) et parfois aussi certaines charges variables (charges de personnel) sans avoir en contrepartie l’augmentation du chiffre d’affaires.

Surveiller le bon timing et de la bonne proportionnalité des investissements permet à l’entreprise de s’équiper de l’équipement productif nécessaire tout en maîtrisant l’augmentation de son besoin en fonds de roulement.

Le suivi du poste clients

S’assurer du paiement rapide des clients est une tâche importante car plus les délais de paiements sont importants plus le besoin en fonds de roulement (BFR) augmente.

S’organiser pour facturer rapidement est une première étape. Une organisation défaillante de la facturation peut décaler l’envoi des factures de plusieurs jours et générer des crédits clients qui n’apparaissent pas et sont financés par l’entreprise.

Il faut aussi veiller à ce que les délais de règlements accordés aux clients soient maîtrisés et tenus. Avant d’accorder un délai de paiement au client, il est nécessaire de calculer son coût et ses répercussions sur la trésorerie de l’entreprise.

Gestion d'entrepriseMettre en place une relance client efficace permet de limiter l’allongement des délais de paiement. On évite ainsi de traiter les factures non payées au cas par cas ce qui laisse toujours une pseudo bonne raison pour accorder au client un délai de paiement supplémentaire.

La taille ou l’importance stratégique de certains clients peuvent amener l’entreprise à s’intéresser à leur santé financière pour éviter un allongement des délais de paiement ou l’impayé en cas de difficulté financières.

Remarque : contrairement aux idées reçues, une certaine rigueur administrative ne fait pas fuir les clients. Par contre accorder trop facilement des délais de paiement est un cercle vicieux car c’est en étant trop souple avec les clients qu’on attire les plus mauvais payeurs.

Le suivi du poste fournisseurs

Avoir une trésorerie saine est une arme de gestion efficace : cela permet par exemple de proposer un paiement comptant à ses fournisseurs en contrepartie d’une remise.

Gestion d'entrepriseLe suivi des délais de livraison et la diversification des sources d’approvisionnement permet aussi de suivre et de raccourcir le délai d’utilisation des marchandises commandées. Au final cela permet de réduire le temps d‘immobilisation de la trésorerie et par conséquent le montant du BFR.

Selon l’activité de l’entreprise et l’importance des fournisseurs, il peut être intéressant de suivre régulièrement la santé financière de certains fournisseurs stratégiques. Cela permet de se prémunir contre d’éventuels problèmes de livraison qui perturberait le bon fonctionnement de l’entreprise.

Le suivi des stocks

Bien gérer ses stocks c’est commencer par connaitre le niveau de stockage optimum. Ce niveau doit permettre d’assurer le niveau d’activité sans toutefois être pléthorique.

Un niveau de stock trop important est fort coûteux pour l’entreprise car cela :

  • nécessite d’immobiliser de la trésorerie,
  • augmente le risque de démarque,
  • augmente les coûts de stockage (emplacement, entretien des bâtiments, …),
  • nécessite plus de main d’œuvre (manipulation, suivi, entretien, …).

Gestion d'entreprise

Un niveau de stock trop faible peut gêner l’activité de l’entreprise de plusieurs manières :

  • risque de rupture et de retard de livraison,
  • risque de devoir faire appel à des fournisseurs de remplacement (plus chère moins bonne qualité,…),
  • peut jouer sur la qualité (travail dans l’urgence, utilisation de produit de substitution, …).

Un contrôle régulier et détaillé des stocks est une démarche qui peut permettre à l’entreprise de réaliser des économies substantielles.

Remarque : de nombreux créateurs peuvent être tentés de sur-stocker pour bénéficier de tarifs intéressants et s’assurer de satisfaire un maximum de clients. C’est une démarche souvent contre-productive et fort coûteuse.

Le suivi qualité

Le suivi qualité concerne aussi bien le contrôle des marchandises et des services produits par l’entreprise que celui des éléments achetés ou sous-traités qui entrent dans le process de l’entreprise.

Gestion d'entrepriseLe niveau de qualité joue un rôle prépondérant dans la fidélisation du client, elle détermine en partie l’image qu’auront les clients de l’entreprise et le niveau de confiance qui leur sera accordé. L’image d’une marque ou d’une entreprise étant plus longue et plus difficile à se construire qu’à se détériorer, suivre la qualité est souvent un investissement rentable, notamment pour les jeunes entreprises.

Conclusion

Gérer une entreprise consiste en grande partie à minimiser les charges directes et indirectes récurrentes. Limiter les frais liés à l’activité de l’entreprise de voyager léger et de profiter rapidement des vents porteurs lorsqu’ils se mettent à souffler.

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