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Frais d’entreprise et frais professionnels

Il existe deux catégories de frais exposés par les salariés dans le cadre de leur travail, et remboursés par les entreprises. Il s’agit des frais professionnels et des frais d’entreprise. Leur remboursement répond à différentes règles de la Sécurité sociale, qui ont été modifiées en Avril 2021.

Quelles sont les conséquences de ces modifications sur le bulletin de paye ? De quels frais s’agit-il ? Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts-de-France, se penche sur les conséquences de la “fusion” des frais d’entreprise avec les frais professionnels.

Deux notions différentes

Jusqu’au 31 mars 2021, il existait deux types de frais que l’entreprise pouvait rembourser au salarié :

Les frais professionnels

Les frais engagés pour les besoins de l’exécution normale de son activité professionnelle, appelés frais professionnels. Ce sont des charges inhérentes à l’emploi du salarié, qu’il supporte au titre de l’accomplissement de ses missions pour l’ L’employeur doit les rembourser pour leur montant réel, sur présentation de justificatifs qui peuvent être contrôlés par l’administration. L’employeur peut aussi les rembourser sous la forme d’indemnités ou d’allocations forfaitaires. Dans ce cas (pour les remboursements forfaitaires), la Sécurité sociale fixe des limites d’exonération de cotisations.

Les frais d’entreprise

Les dépenses relevant de l’activité de l’entreprise, appelées “frais d’entreprise” devaient remplir trois critères cumulatifs pour être qualifiés ainsi :

    • revêtir un caractère exceptionnel,
    • être exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié,
    • et être exposés dans l’intérêt de l’entreprise.

De plus, ces dépenses, engagées par le salarié, devaient se justifier par :

  • l’accomplissement d’obligations légales ou conventionnelles de l’entreprise,
  • la mise en œuvre des techniques de direction, d’organisation, ou de gestion de l’entreprise,
  • le développement de la politique commerciale de l’

Les remboursements de ces frais dentreprise étaient toujours exclus de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale. Les montants, biens ou services alloués au titre des frais d’entreprise correspondent en effet à des charges d’exploitation. Ils n’entraient donc pas dans l’assiette des cotisations, même en cas d’application de la déduction forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels (la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS). C’est ce dernier point qui a maintenant changé.

Changement de doctrine

En effet, le Bulletin officiel de la Sécurité sociale (Boss) du 8 Mars 2021 ne fait plus mention de frais d’entreprise. Sans dire expressément que la notion de frais d’entreprise disparaît, la plupart de ces frais se trouvent maintenant dans la rubrique « Frais professionnels”. Les frais exposés par un salarié pour le compte de l’entreprise sont donc maintenant des frais professionnels. On peut donc en conclure que la Sécurité sociale a radicalement changé de doctrine.

Or, les frais d’entreprise ne relevaient ni de la réglementation des avantages en nature ni de celle des frais professionnels. Par ailleurs, ils ne pouvaient être qualifiés d’éléments de rémunération. (en application de l’article L. 242-1 du code de la Sécurité sociale).

Quelles conséquences ?

La nouvelle doctrine intègre maintenant ces frais dans l’assiette des cotisations en cas d’application de la DFS. Cela entraîne donc des calculs de cotisations et des nets à payer différents.

Les conséquences sont donc très importantes. Certes, les “anciens” frais d’entreprise ne supportent pas les cotisations et contributions sociales sous réserve du respect strict de certaines conditions. Mais leur intégration au salaire brut en cas d’application de la DFS change complètement la donne.

De quels types de frais sagit-il ?

Payés par le salarié puis remboursés par l’entreprise, les frais d’entreprise comprenaient principalement  :

  • les repas et voyages d’affaires,
  • les séminaires,
  • les dépenses d’entretien des vêtements professionnels,
  • l’achat et l’entretien de matériel ou fournitures pour le compte de l’entreprise,
  • les achats de cadeaux pour la clientèle,
  • les dépenses engagées pour des cocktails ou réceptions,

Dorénavant, il faudra réintégrer ces frais dans l’assiette de cotisations, sauf à apporter la preuve effective de l’intérêt de l’entreprise. La nouvelle doctrine reprend cependant les principes généraux d’exclusion de l’assiette des cotisations, ainsi que la jurisprudence, pour détailler les conditions de cette exclusion.

Les repas d’affaires

Ils doivent donc :

  • s’effectuer dans l’intérêt de l’entreprise,
  • être dûment justifiés,
  • ne pas présenter un caractère manifestement abusif,
  • être exceptionnels, c’est à dire irréguliers et limités

À noter qu’une circulaire du 19 août 2005 précise qu’il n’y a pas “d’abus manifeste” lorsque le salarié bénéficie d’un repas d’affaires par semaine (ou 5 repas par mois). Au delà, on considère les repas d’affaires  comme des avantages en nature.

Les voyages d’affaires, de “stimulation”

Ils constituent des sujétions pour le salarié, dont la participation à ces voyages ne correspond pas à l’exercice normal de sa profession. L’employeur doit produire leur programme de travail, et justifier tous les frais exposés par chaque salarié.

Les séminaires de formation

On exonère les frais de séjour et de déplacement liés à la participation des salariés à des actions de formation professionnelle si l’employeur fournit :

  • le plan de formation, ou les documents attestant que la formation répond bien à une obligation légale ou conventionnelle (ou un accord collectif),
  • les justificatifs des dépenses réellement engagées (factures d’hôtel, de restaurant, de taxi, acquittées par l’entreprise ou le salarié.

Une tolérance est accordée en cas d’allocations forfaitaires.

Les dépenses d’entretien des vêtements professionnels

La définition de vêtements professionnels reprend la doctrine des frais d’entreprise. Ces vêtements :

  • répondent aux critères de vêtement de protection individuelle, de type « bleus » de travail, ou intègrent des dispositifs de protection sanitaire pour l’accueil du public,
  • ou sont des uniformes (coupe et couleur fixées par l’entreprise), spécifiques à une profession, ou répondent à un objectif de salubrité ou de sécurité, ou concourent à la démarche commerciale de l’entreprise. On pense aux tailleurs d’hôtesse de l’air ou d’accueil, aux costumes du personnel naviguant, aux tabliers de femme de chambre, aux vêtements de cuisinier ou de boucher, aux tee-shirts au logo de l’entreprise, etc.

On peut considérer leurs dépenses d’entretien comme des frais professionnels s’ils :

  • sont mis à disposition du salarié,
  • demeurent la propriété de l’entreprise (ou l’entreprise les loue),
  • ne se portent pas en dehors du travail,
  • sont obligatoirement portés suivant une disposition conventionnelle individuelle ou collective (ou suivant le règlement intérieur de l’entreprise)

Dans le cas contraire, on considère les vêtements comme un avantage en nature. Les dépenses d’entretien réellement engagées, sur présentation de justificatifs,  n’entrent pas dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

prime de salissure

En cas de versement (forfaitaire) d’une “prime de salissure”, on considère celle-ci utilisée conformément à son objet. (et donc exonérée de cotisations sociales dans la limite du montant prévu par la convention collective) :

  • à partir du moment où le salarié porte obligatoirement le vêtement de travail et que la prime varie en fonction du nombre de jours travaillés.

Au cas où l’entreprise assure elle-même l’entretien du vêtement de travail, et verse également une prime de salissure :

  • il faudra prouver que les vêtements nécessitent un lavage fréquent “du fait de la nature particulière des travaux auxquels sont exposés les salariés”.

Dans tous les cas, on ne pourra pas considérer  comme des frais professionnels les primes d’entretien

  • calculées uniformément ou en % du salaire,
  • sans justification des dépenses réellement engagées,
  • versées pendant les périodes de congés,
  • payées à l’ensemble du personnel sans distinction

Il faudra donc les réintégrer à l’assiette de calcul des cotisations sociales.

Achat et entretien de matériels ou de fournitures pour le compte de l’entreprise,

Dépenses engagées pour l’acquisition de cadeaux offerts à la clientèle,

Dépenses engagées dans le cadre d’une participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l’entreprise. (réception, cocktails, etc.).

Pour pouvoir bénéficier de l’exonération, les factures doivent indiquer expressément l’identité du bénéficiaire des achats. Il faut pouvoir prouver que les dépenses ont été effectuées

  • dans l’intérêt de l’entreprise,
  • ou en vue de la promotion de l’entreprise,
  • et en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

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