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Vous embauchez un nouveau salarié : les réflexes
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Vous embauchez un nouveau salarié : les réflexes

Vous recrutez un nouveau salarié. Que ce soit une embauche en CDI, CDD, en contrat d’apprentissage, ou en alternance, vous devrez effectuer plusieurs démarches indispensables auprès des organismes sociaux. Passage en revue des formalités incontournables : déclaration d’embauche, visite médicale, inscription dans le registre unique du personnel, l’affiliation à la caisse de retraite …  et zoom sur les cas spéciaux : entreprise de plus de 50 salariés, embauche d’une personne n’ayant jamais travaillé …

 L'embauche d'un salarié

8 jours avant l’embauche : la déclaration à l’URSSAF

Vous devez déclarer le recrutement à l’URSSAF en remplissant une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dans les 8 jours précédant l’embauche. Deux façons de réaliser cette déclaration :

  • par internet, sur le site www.net-entreprise.fr
  • par  courrier recommandé avec accusé de réception au moyen d’un formulaire pré-imprimé.

Avec cette déclaration unique, vous accomplissez 6 démarches en une seule fois :

L'embauche en entreprise

  • votre immatriculation au régime général de la Sécurité sociale s’il s’agit de l’embauche de votre premier salarié (la première DPAE déclenche l’ouverture de votre compte employeur auprès de l’Urssaf)
  • l’immatriculation du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie
  • votre affiliation à un régime d’assurance chômage
  • l’adhésion à un service médical du travail.
  • la demande d’examen médical d’embauche
  • le recensement des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

La DPAE vaut également affiliation des salariés agricoles à la caisse de retraite complémentaire agricole.

L'embauche en entrepriseEn cas de non déclaration, vous pourriez être sanctionné par le paiement d’une amende de 5ème classe. Si l’administration considère qu’il s’agissait de travail dissimulé, l’infraction devient un délit punit d’une peine maximale de 3 ans de prison et 45 000 €  d’amende.

Le jour de l’embauche :

1 – l’inscription dans le registre du personnel

Vous devez tenir à jour un registre du personnel par ordre chronologique d’embauche. Celui-ci doit impérativement indiquer :

  • le nom et le prénom du salariéL'embauche
  • le sexe
  • la date de naissance
  • la nationalité
  • l’emploi
  • la qualification
  • la date d’entrée et de sortie
  • et donner des informations sur le type de contrat quand il ne s’agit pas d’un CDI à temps complet.

A défaut de mise à jour, l’employeur sera sanctionné par le paiement d’une amende de 4ème classe autant de fois que de salariés concernés.

2 – l’affiliation aux régimes de retraite complémentaire, prévoyances complémentaire et Mutuelles

Vous êtes tenu d’affilier votre salarié non cadre  à une institution relevant de l’ARRCO et votre salarié cadre à une institution relevant de l’AGIRC.

EmbaucherA défaut d’affiliation, le salarié pourra intenter contre vous une action en régularisation ou, s’il a déjà liquidé sa retraite, une action en dommages-intérêts.

 

Avant la fin de la période d’essai : la visite médicale

La déclaration préalable à l’embauche remplace la demande d’examen médical. La visite médicale doit avoir lieu au plus tard avant la fin de la période d’essai qui suit l’embauche.

Si vous n’y veillez pas, vous pourriez être contraint de payer une amende de 5ème classe. Votre salarié pourra en outre vous demander des dommages-intérêts.

 

Et pour les entreprises de plus de 50 salariés, le relevé des contrats dans les 8 premiers jours de chaque mois

Si votre entreprise compte plus de 50 salariés, vous devez adresser une déclaration des mouvements de main d’œuvre (DDMO) à la Direction de l’Animation de la Recherche, des Etudes et des Statistiques (DARES), dans les 8 premiers jours de chaque mois. Cette déclaration mentionne les embauches et résiliations de contrats survenues le mois précédent, à l’exception des CDD d’une durée maximale d’un mois.

Depuis le 1er janvier 2013, les employeurs peuvent remplir cette obligation par Internet au moyen de la déclaration sociale nominative (DSN) destinée à remplacer la déclaration des mouvements de main d’œuvre à compter du 1er janvier 2016.

L'embauche en entrepriseA défaut de communication de la déclaration des mouvements de main d’œuvre, vous pourriez être sanctionné pour chaque oubli, par le paiement d’une amende de 4ème classe.

 

Le cas du salarié n’ayant jamais travaillé

Vous avez embauché un salarié dont c’est le premier poste ? Il vous faut alors demander à l’URSSAF son immatriculation.

A défaut, vous pourriez être sanctionné par le paiement d’une amende de 3ème classe.

Bon à savoir

L’embauche de salarié à l‘aide de contrats aidés comme les contrats d’accompagnement dans l’emploi sont bien concernés par ces démarches.

Attention, les stagiaires, eux, ne sont pas considérés comme des salariés de votre entreprise. Par conséquent, ces formalités ne s’appliquent pas au recrutement d’un stagiaire.

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