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Des outils pour mieux communiquer en entreprise

La période de confinement, si elle est compliquée pour tous, peut néanmoins permettre une réflexion sur les moyens de communication de l’entreprise. Les salariés, l’encadrement, le chef d’entreprise, tout le monde est concerné ! Qu’il s’agisse de faire des mailings, de transférer des gros fichiers, de gérer des listes, …

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, a sélectionné pour vous des outils gratuits (ou quasiment gratuits) pour aider votre entreprise à encore mieux communiquer, et ainsi mieux vous organiser.

Attention, les solutions présentées dans cet article ne remplacent pas les solutions déjà mises en œuvre dans votre société. La meilleure solution est celle que l’on maîtrise !

 

Communiquer avec ses équipes, ou avec ses clients

WhatsApp (Facebook) :

Cet outil permet de faire des appels vidéo. Il est surtout utilisé à des fins personnelles. C’est aussi l’une des plateformes les plus utilisées au monde.

Avantages :

– Beaucoup de vos collaborateurs l’ont déjà installé et maîtrisent le logiciel.
– Appels de groupe, appel vidéo et discussion en groupe. Les solutions les plus simples sont les meilleures.

Inconvénients : Les appels de groupe sont limités à 4 personnes maximum, et les images ne sont pas de très bonne qualité.

Comment l’installer et l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=Cm63VfyL5BQ (Notre astuce pour perdre moins de temps sur YouTube ? Regarder les vidéos en vitesse X 2)

Hangout (Google)

L’application de messagerie instantanée gratuite de Google permet à ses utilisateurs de chatter, d’organiser des visioconférences à plusieurs (2 à 10 utilisateurs) et d’envoyer des SMS.

Avantage : un seul compte Google permet de faire des visioconférences.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=2OWA7b-2Kbs

(Hangout Meet et Hangout chat sont payants dans Google Suite à partir de 5,20€/mois)

 

3CX

Autre application de vidéoconférence utilisée en entreprise,  3CX est un standard téléphonique IP logiciel aux standards ouverts qui offre une gamme complète de fonctionnalités de communication unifiées.

  • Réduction des factures et frais de communication,
  • téléphone,
  • vidéo et chat depuis une seule interface,
  • toutes les communications sont visibles,

Le système téléphonique permet de créer presque toutes les configurations possibles, de la simple réponse vocale interactive, jusqu’à la gestion d’un système complexe avec des flux d’appels personnalisés.
3XC élargit les options de la version gratuite de sa solution dans tous les pays où le service est disponible, ne se limitant pas uniquement aux zones touchées par le Coronavirus. Il est ainsi possible d’organiser une réunion en ligne sans limite de temps et jusqu’à 250 participants, ce qui était auparavant réservé aux offres payantes.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=sg9hSdeCuQY

 

Microsoft Teams

Microsoft Teams  permet de chatter, de participer à des réunions, de passer des appels, ou encore de collaborer au sein d’un même espace de travail. Inclus dans la suite de Microsoft, cet outil est gratuit 6 mois et accessible depuis la suite Office 365.

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=GKjN_e5diLU

 

Slack

C’est une plateforme pour communiquer avec votre équipe et réaliser vos tâches. Slack facilite la collaboration et permet de coordonner les efforts ainsi que de prendre des décisions plus rapidement, en regroupant tous les flux de communication sur une même plateforme.

Avantages : fluidité, ajout d’extensions, conversations hiérarchisées.

Présentation :  https://www.youtube.com/watch?v=QRLR1crxZo0
Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=y1XSGmYiJ_0

 

Workplace (Facebook)

Workplace est une plateforme de communication et de collaboration développée par Facebook Inc. Elle est dotée d’outils tels que la messagerie instantanée, les groupes et le fil d’actualité.  Les fonctionnalités sont les suivantes :

Telegram

Telegram est une solution de messagerie instantanée open source, gratuite, et accessible aussi bien depuis un ordinateur que depuis un appareil mobile. Les utilisateurs peuvent échanger des messages, des photos, des vidéos et des documents sans limite de taille. Il est également possible d’envoyer des messages chiffrés.

Comment l’installer ? https://www.youtube.com/watch?v=ovM9S-EWmho

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=e0xaqPePp0g

 

Whereby

Whereby est un outil de visioconférence très simple d’utilisation

Comment l’utiliser ? https://www.youtube.com/watch?v=fBJX9YHthbw

D’autres solutions numériques peuvent également vous aider :

Pour faire vos mailings :

Pour communiquer :

Pour transférer des fichiers avec des  tailles conséquentes :

  • Webcargo : un service sécurisé de livraison de gros fichiers
  • Wetransfer : un service de transfert de fichiers informatique ultra-accessible et efficace
Attention ! Certains comptes gratuits, comme sur Google et Microsoft, ne sont pas hébergés en Europe. Ils ne respectent donc pas la RGPD. Il est donc important de ne pas stocker des données personnelles sur des employés et sur des clients dans ces services cloud.

Cet article vous a plu ? Dites le nous dans les commentaires ci-après ! Pour en savoir plus sur les outils et les applications et de communication utiles au développement de votre entreprise, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

 

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