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Définir le cadre de la mission de ses collaborateurs
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Définir le cadre de la mission de ses collaborateurs

Tout manager est conscient qu’il doit définir la mission de ses collaborateurs s’il veut qu’ils réalisent les taches attendues avec la qualité requise et le délais prévus. La question de savoir ce qu’il faut mettre dans la définition de mission se pose alors, faut-il définir les grandes lignes pour laisser au collaborateur la possibilité de faire les choses comme il le souhaite, ou faut-il au contraire être précis au risque de trop le contraindre ?

Vous avez dit « précis » !

Pourquoi insister sur la notion de « précision » dans le cadre d’une mission donnée à vos collaborateurs ?

Tout d’abord, c’est du bon sens…

Y a-t-il parmi vous, lecteur de cet article, un dirigeant-manager convaincu que l’imprécision génère du résultat ?

Si oui, vous êtes un joueur, mais vous risquez fort de finir par jouer tout seul !

Pour ma part, j’apprécie le jeu quand les règles établies n’évoluent pas sans arrêt et où mes chances de gagner sont au moins égales à celles des autres joueurs.

Ensuite, oublier la précision risque fort d’avoir pour résultat l’exacte inversion des objectifs de départ. Je m’explique, lorsque vous donner une mission à vos collaborateurs, il y a souvent plusieurs intérêts qui se croisent :

  • managementpermettre le développement des compétences internes
  • développer des outils qui serviront à chacun
  • sortir vos collaborateurs du quotidien
  • fidéliser vos collaborateurs (les meilleurs)
  • servir vos clients, mieux, de façon plus efficace et certainement plus simple
  • etc…

Agir de façon désordonnée ne permettra pas de mettre en évidence l’objectif et le manque de clarté rendra trouble la mission et ses conséquences.

Enfin, si cette mission est donnée de façon rapide, autour d’un café ou sur un coin de table, au hasard d’une conversation, les chances de réussite sont alors terriblement amoindries.

J’ai pas le temps, il va très bien se débrouiller …

Les conséquences d’une mission ratée ne sont pas à négliger, tant pour le collaborateur, 1er concerné, mais aussi pour l’entreprise et donc en finalité pour vos clients.

Le rôle principal d’un dirigeant-manager, vis-à-vis de son équipe, est de développer l’autonomie des collaborateurs, ou dit autrement, leur donner la capacité à prendre des initiatives, des bonnes, et donc de leur apprendre à décider de façon réfléchie, objective et efficace.

En ne donnant pas le sens de la mission, en étant peu précis sur le résultat attendue, ou au contraire, en mettant la barre trop haut, en minimisant l’intérêt d’agir ou encore en ne s’intéressant pas au savoir faire à mettre en œuvre, il est fort probable que le suivi du collaborateur soit quasi inexistant, que les erreurs faites, dans l’action, par le passé, soit donc refaites, n’ayant pas d’autres solutions connues, et que le résultat obtenu soit considéré comme insuffisant, même si celui-ci est un effort du collaborateur, voire un progrès… !

Mouais, c’est quoi les risques ?

Alors, le collaborateur gagne quoi dans tout ça !  Pas grand-chose…

Et si votre société a besoin de la mise en place de ces missions pour accélérer ses performances, vous n’avez dans ce cas pas pris le bon chemin.

Chaque fois que votre collaborateur est en situation d’échec, même petit, vous élargissez le fossé « virtuel » qui vous sépare, ou plus précisément :

  • managementIl perd de sa confiance en lui
    • Il n’osera donc plus !

puis

  • Il se démotive
    • Il fonctionne au ralenti
    • Il attend les ordres
    • Il ne prend plus d’initiative

puis

  • Il perd le plaisir dans son travail
    • Il peut devenir opposant à toutes nouvelles idées ou projet
    • Il peut dénigrer l’entreprise auprès des clients et dans son environnement proche

Je ne vous parle pas des résultats attendus qui, de fait, ne sont plus au rendez vous, et viendront encore tendre la relation entre vous.

Bon ok, j’ai compris, mais alors comment faire ?

Dans un premier temps, bien faire le tri des idées, dont nous savons tous qu’elles sont très nombreuses dans la tête d’un dirigeant.

Les classer, les croiser afin de leur donner un sens. De ce croisement d’idées, il faudra ensuite les hiérarchiser, les prioriser en fonction de leur niveau d’importance et d’urgence.

management

Alors, des missions vont émerger. Elles tiendront compte d’un contexte, d’une analyse et pourront donc être facilement expliquées tant sur leur raison d’être que sur leur réalisation dans le temps.

Viendra, à ce moment, la définition d’un cadre.

Ce n’est pas si compliqué, le plus difficile étant de savoir qui doit le fixer…

Une chose reste et restera toujours la mission du dirigeant, c’est la stratégie à mettre en œuvre, c’est-à-dire, dire où nous allons et pourquoi nous y allons ! Pour ce qui est du plan d’action, de la méthode à construire, le dirigeant peut le faire bien sûr, cependant, ce n’est pas, ce n’est plus son rôle.

Ça devient le rôle du collaborateur, si celui-ci en a les compétences.

Bien connaitre son équipe, non pas sur leur dernier lieu de leurs vacances, mais sur leur connaissance, leur méthode de travail, leur comportement selon les situations va vous aider à agir avec justesse dans la délégation de missions.

managementDéfinir un cadre, c’est avant tout savoir répondre à des questions simples :

  1. Quelle mission demandée ?
    • et pourquoi ?
  2. Qui s’en occupe ?
    • et pourquoi lui ?
  3. Quand commence t elle ?
  4. Quand finit-elle ?
  5. Ou cela doit il se faire ?

A ce questionnement, manque 2 éléments indispensables :

  • managementLa notion d’objectif
    • Il peut être quantitatif ou qualitatif
    • Il doit être mesurable (toujours)
    • Il doit être juste
      • ni trop haut (démotivant)
      • ni trop bas (pas de plaisir)
    • Le collaborateur doit savoir, avant de commencer la mission, ce que l’on attend de lui
      • A quoi pourrai je dire que j’ai réussi ou non
      • Je suis capable de me noter, seul, sur le résultat
  • managementLa méthode à mettre en œuvre
    • Comment vas-tu t’y prendre ?
    • Si ça ne marche pas, y a-t-il d’autres solutions possibles ?
    • Quelles difficultés risques-tu de rencontrer ?
    • De quoi as-tu besoin pour réussir ?
    • Qu’est ce qui pourrait te faire échouer ?

En fonction du niveau de compétences, de motivation et de confiance en lui de mon collaborateur, les réponses à ces questions seront données soit par le dirigeant-manager soit par le collaborateur lui-même…

La victoire sera commune et partagée, chacun dans son rôle !

Alors, amusez vous et déléguez…et soyez précis J

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