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Débours et refacturation de frais

Une entreprise prestataire de services engage bien souvent des dépenses pour le compte de ses clients. Elle les refacture ensuite à ses clients.

Ces refacturations sont de deux types. Il peut s’agir de “débours”, ou de “remboursement de frais”.

Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, explique dans cet article la différence fondamentale entre ces deux pratiques, et la manière de les comptabiliser.

 

Les débours

Les débours sont des sommes engagées par le prestataire pour le compte de son client, au travers du contrat qu’il a signé avec lui. Les factures sont libellées au nom du client. C’est lui qui récupérera la TVA.

Les débours n’entrent ni dans les charges, ni dans les produits (chiffre d’affaires) du prestataire. Ils sont enregistrés dans un compte de classe 4 (compte de tiers ou compte de passage au nom du client). Cette avance et son remboursement n’ont donc pas d’impact sur le résultat comptable ou fiscal du prestataire qui avance les frais.

Les débours entreront dans les charges et les produits du client final. Ces dépenses sont déductibles de son résultat. Le client récupérera aussi la TVA, le cas échéant, comme n’importe quelle autre facture d’achat à son nom.

Leur refacturation se fait à l’euro près, sans bénéfice.

Exemple : Un cabinet comptable « refacture » à son client les frais engendrés lors de la création de son entreprise. (frais de greffe, Kbis, journal d’annonces légales, etc.). Les factures de ces frais sont libellées au nom du client, et non du cabinet comptable. Ce dernier n’en garde qu’une copie. Il transmet les originaux au client, ce qui permet à ce dernier de déduire la TVA.

 

La refacturation de frais

Une refacturation de frais complète une vente ou une prestation de service. Les dépenses ont été libellées au nom du prestataire, et payées en son nom. Ce sont le plus souvent des dépenses accessoires. (frais de déplacement, repas, hébergement, salaires du personnel détaché, etc.).

Ces frais seront d’abord comptabilisés dans les comptes de charges correspondants (comptes 624 ou 625, par exemple).

Le prestataire supporte leur montant hors taxe. Le mode de comptabilisation est le même que les dépenses soient refacturées au réel (avec ou sans marge), ou sous forme de forfait. Au moment de leur refacturation, on les comptabilisera dans un compte 708 « produits d’activités annexes », en fonction de la nature des charges. La TVA viendra grever les frais concernés.

La “refacturation de frais” augmente le résultat fiscal du prestataire de la différence entre le montant HT de la facture initiale et le montant refacturé.

Attention donc aux conséquences fiscales ! La soumission ou non des opérations à la TVA et à l’impôt dépend de leur qualification en “débours” ou en “frais”. Et, en cas d’erreur, l’administration fiscale pourrait appliquer la TVA aux sommes perçues.

 

  Autoentrepreneurs et microentreprises, faites attention !

Les cotisations des micro entrepreneurs sont forfaitaires. Ils payent donc des cotisations sur tous les montants qui entrent dans leur chiffre d’affaires, y compris les refacturations de frais. Il n’est donc pas intéressant pour eux d’avancer des frais pour le compte de leurs clients. Il sera préférable, dans la mesure du possible, de demander aux client de payer ces frais directement.

De plus, le micro entrepreneur n’est pas toujours soumis à TVA. Il payera donc les factures en TTC, et son client ne pourra pas récupérer la TVA, s’il est assujetti. Le client paiera donc plus cher que s’il avait acheté lui-même !

 

Comptabilisation

Comptabilisation des débours

Le prestataire a déboursé la somme de 220 euros TTC pour le compte de son client.

La comptabilisation de ces débours chez le prestataire se fait sur le montant TTC. Dans un compte de tiers de la classe 4, et non pas en charge, comme les frais que l’on enregistre en classe 6. Ainsi les débours n’entrent ni dans le chiffre d’affaires, ni dans les charges du prestataire :

Débit du compte 467 (Débours refacturables au client) 220€
Crédit du compte 512 (Banque, Paiement des débours)                               220€

Lors du paiement du client, les opérations suivantes seront passées :

Débit du compte 467 (Débours refacturés au client)                               220€
Crédit du compte 512 (Banque, Encaissement des débours) 220€

 

 Comptabilisation de la refacturation de frais

Le prestataire a dépensé la somme de 120 euros TTC de frais divers

La comptabilisation de ces frais chez le prestataire se fait sur le montant TTC :

Débit du compte 60  (Achats) 100€
Débit du compte 445 (TVA sur biens et services) 20€
Crédit du compte 401 (Fournisseur)                               120€

Au moment de son règlement, le prestataire comptabilise :

Débit du compte 401  (Fournisseur) 120€
Crédit du compte 512  (Banque)                               120€

 

Il refacture ensuite ces frais à son client pour la somme forfaitaire de 360 euros TTC

La comptabilisation de cette refacturation chez le prestataire se fait sur le montant TTC :

Crédit du compte 708   (prestation de services)                              300€
Crédit du compte 445 (TVA à payer)                                 60€
Débit du compte 411 (Client) 360€

 

Lors du paiement du client, les opérations suivantes seront passées :

Crédit du compte 411 (Client)                                  360€
Débit du compte 512 (Banque, Encaissement client)  360€

 

Conseil Valoxy

Dans le cas où les frais que vous engagez sont importants, n’hésitez pas à demander des avances sur frais à votre client. Vous allègerez ainsi la pression sur votre trésorerie !

Bon à savoir : Même si vous les refacturez, les frais que vous engagez pour le compte de vos clients entrent dans vos charges. Cela fait mécaniquement baisser votre taux de rentabilité. Si vous recherchez une rentabilité élevée, optez pour la technique des débours !

 

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