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Conserver et stocker ses documents numériques !

Les échanges entre les entreprises et leurs clients passent de plus en plus par le biais de documents dématérialisés.

De ce fait,  la conservation de ces documents numériques devient un enjeu primordial : il est en effet vital de conserver ces données afin de ne perdre aucune information en cas de problème matériel ou d’un incident logiciel ou autre (virus, malware, ransomware, etc.).


La conservation électronique des documents, ses modalités et son cadre juridique sont exposés dans cet article par Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France.

1. Pourquoi réaliser des sauvegardes ?

Conserver et stocker ses documents numériques !La conservation électronique des documents est l’étape la plus importante dans le processus de dématérialisation. En effet, elle permet à l’entreprise de garantir la sécurité et la traçabilité de ses documents. Cela permet, en cas de contrôle administratif, de constituer des pièces justificatives.

2. Sur quels supports réaliser ses sauvegardes ?

Il existe de nombreuses solutions pour la conservation et la gestion des documents numériques.

2.1 Serveur

C’est un outil de sauvegarde qui permet de dupliquer les données sur des disques dur externes (NAS). Cela ne permet pas la gestion de ces données ni leur pérennité.

Pour cela, il existe des logiciels qui permettent de planifier les sauvegardes de données.

La majorité des outils de sauvegarde proposent au moins trois types de sauvegardes :

2.1.1 La sauvegarde complète ou totale

La sauvegarde complète ou totale (voire normale selon l’outil utilisé) permet de sauvegarder toutes les données, les répertoires et les sous répertoires sélectionnés.

2.1.2 La sauvegarde incrémentale

La sauvegarde incrémentale permet de sauvegarder les données qui ont été modifiées ou ajoutées depuis la dernière sauvegarde complète ou incrémentale

2.1.3 La sauvegarde différentielle:

La sauvegarde différentielle permet de sauvegarder les données qui ont été modifiées ou ajoutées depuis la dernière sauvegarde complète

2.2 Gestion Electronique de Documents (GED)

Conserver et stocker ses documents numériques !Contrairement au serveur qui n’est qu’un outil de sauvegarde, la GED permet la gestion des documents électroniques, ce qui facilite la gestion des affaires quotidiennes au sein d’une entreprise. En effet, la constitution d’une base documentaire accessible à tous les collaborateurs au sein de l’entreprise augmente l’efficacité du travail collaboratif.

La GED ne peut assurer que la traçabilité des actions menées sur les documents, mais ne peut assurer la pérennité et l’intégrité des documents, car la modification, la suppression, ou le déplacement de ces derniers est possible.

2.3 Système d’archivage électronique (SAE)

Un système d’archivage électronique (SAE) est un logiciel informatique de conservation des documents électroniques avec comme objectif :

  • Conserver et stocker ses documents numériques !Pérennité : assurer la lisibilité des documents électroniques dans le temps.
  • Intégrité : protéger les documents de toute modification possible.
  • Traçabilité : assurer l’historique de toutes les actions effectuées.
  • Sécurité : conservation des documents sur des serveurs sécurisés.
C’est à l’entreprise de décider si un document est à archiver ou non car une fois intégré dans un SAE, le document n’est plus modifiable.

Conclusion

La GED (Gestion Electronique de Documents) et le SAE (Système d’Archivage Électronique) apportent chacun des solutions différentes à la problématique de l’entreprise : d’un côté, la GED facilite la gestion des documents et le travail collaboratif, de l’autre le SAE permet de sécuriser les documents.


Pour en savoir plus sur la sauvegarde de vos données, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :


Assemblée : documents

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