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Administration du personnel : quels documents conserver ?
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Administration du personnel : quels documents conserver ?

L’administration du personnel en entreprise n’est pas chose aisée.

Employer du personnel soumet l’entreprise à des obligations et l’oblige à posséder un certain nombre de documents. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, vous les détaille dans cet article.

La Convention Collective

La convention collective est un document qui régit les relations entre un employeur et ses salariés. Elle doit être mentionnée sur les fiches de paie.

Conservation de la documentation sociale en entrepriseUne version à jour de la convention collective doit être à disposition des salariés et doit pouvoir être consultée dans un endroit neutre.

Un avis doit être affiché sur le lieu de travail, indiquant l’existence de la convention et précisant où et dans quelles conditions elle peut être consultée.

Où peut-on se procurer la Convention Collective ?

Il est possible de se procurer la convention collective nationale :


Le Registre Unique du Personnel

Les employeurs, quel que soit l’effectif de leur entreprise, doivent tenir à jour un registre du personnel sur lequel doivent figurer, dans l’ordre des embauches, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement, y compris les travailleurs à domicile et les stagiaires.

Les indications relatives à l’embauche doivent être portées sur ce registre au moment de l’embauche et de façon indélébile. Les mentions relatives aux événements postérieurs sont ajoutées lorsque ces derniers surviennent.

Ce registre contient un certain nombre de mentions obligatoires qui doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date du départ des salariés. Il doit être tenu au siège de chaque établissement où se trouve l’employeur ou son délégataire.

Où peut-on acheter un registre du personnel ?

Il est possible de se procurer ces registres auprès de libraires tels que le Furet du Nord, Cultura ou la Fnac, par exemple.

Obligations et déclarations liées à l’embauche

A chaque embauche, l’employeur a aussi l’obligation de :

  • Déclarer le nouveau salarié auprès de l’URSSAF au moyen d’une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) sur le site Internet dédié à cet effet : www.due.fr ;
  • Établir un contrat de travail, dont l’entreprise gardera un exemplaire;
  • Procéder à la visite médicale d’embauche du salarié, via la médecine du travail à laquelle l’entreprise adhère, puis aux visites médicales périodiques ;
  • Inscrire les coordonnées du salarié dans le registre unique du personnel ;
  • Inscrire le salarié auprès des organismes sociaux (retraite, prévoyance, mutuelle, …) ;

Par la suite, il  faudra (gestion administrative, dossier, etc.)

  • Garder un double des bulletins de paie remis aux salariés
  • Garder une copie des mises en Demeure et observations

 L’affichage obligatoire

La loi impose à toutes les entreprises d’afficher certains documents ou informations sous peine de sanctions pénales pouvant aller de 450€ à 1500€ d’amende.

  • Nom de l’Inspecteur du Travail
  • Nom du Médecin du travail
  • L’horaire collectif de l’entreprise (et dans certains cas les dérogations aux horaires)
  • Les numéros de téléphone des Services d’Urgence
  • Les consignes d’Incendie
  • Noms des Représentants du personnel
  • La référence de la convention collective
  • D’autres accords collectifs (s’il y en a)
  • Les textes relatifs au harcèlement moral et sexuel
  • Les textes relatifs à l’égalité Professionnelle entre les Femmes et les Hommes
  • Les articles pour la lutte contre la discrimination à l’embauche
  • L’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise
  • Le Document Unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)

Le Document Unique d’évaluation des Risques professionnels

Conservation de la documentation sociale en entrepriseL’article L4121-1 du Code du Travail oblige l’employeur à transcrire et mettre à jour dans un document unique les résultats de l’évaluation des risques comportant « un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l’entreprise ou de l’établissement ».

En cas d’absence du document unique des risques, la sanction pénale peut aller de 1500€, à 9000€ en cas de récidive.

Selon l’effectif, d’autres documents viennent s’ajouter à cette obligation d’affichage :
  • Pour les entreprises d’au moins 11 salariés, la procédure d’organisation de l’élection des délégués du personnel;
  • A partir de 20 salariés, le règlement intérieur;
  • A partir de 50 salariés, les noms des membres du CHSCT et la localisation de leur poste, le compte rendu des réunions du CHSCT, ainsi qu’une information sur l’existence d’un accord de participation.

Lors d’un contrôle URSSAF ou d’une visite de l’inspection du travail, tous ces documents sont susceptibles d’être demandés par le contrôleur ou l’inspecteur du travail.

Pour plus d’informations sur les obligations de conservation de documents et d’affichage liés à l’administration du personnel, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :


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