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Comptabilité et gestion
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Comptabilité et gestion

Hormis quelques exceptions, toute entreprise doit tenir une comptabilité. Il est fortement conseillé de mettre en place un suivi de gestion dès le début d’activité afin de pouvoir piloter la société dès sa création. Cette partie du dossier sur la comptabilité et la gestion reprend les questions qui nous sont le plus  fréquemment posées ainsi que les bases de gestion dont la maîtrise est indispensable pour tout entrepreneur.

[nextpage title= »L’expert comptable est-t-il obligatoire ? »]

Contrairement à ce que de nombreux dirigeants pensent, une entreprise n’a pas l’obligation de faire appel à un expert-comptable. Le dirigeant à l’obligation de tenir ou faire tenir une comptabilité afin d’établir les documents comptables de synthèse et la liasse fiscale. Cependant, lorsqu’un dirigeant adhère à un centre de gestion agréé pour bénéficier des avantages fiscaux qui y sont attachés, il devient obligatoire de faire appel à un expert-comptable ou centre de gestion qui auront pour mission de s’assurer de la régularité de la comptabilité et de sa concordance avec les résultats déclarés.

création d'entrepriseDevant la complexité de la fiscalité, il est cependant conseillé de faire appel à un expert-comptable dès la création d’entreprise afin de ne pas risquer de se mettre en infraction vis-à-vis de l’administration fiscale.

Attention à l’exercice illicite de la profession, de nombreux comptables vous proposent ce service. Sachez qu’ils ne sont pas inscrits à l’ordre des experts comptables et ne sont pas assurés. En cas de difficultés vous n’aurez donc aucun recours ….

[nextpage title= »Le commissaire au compte dans quelles conditions ? »]

Création d'entrepriseLe commissaire aux comptes (CAC) est un organe de contrôle comptable, financier et juridique de la société dont la mission consiste principalement à certifier l’exactitude, la régularité et la sincérité des comptes annuels d’une société. Pour accomplir cette mission, il se doit d’être indépendant de l’entreprise qu’il contrôle.

Même si c’est rarement le cas lors d’une création d’entreprise, la nomination d’un CAC peut être obligatoire dans un certain nombre de sociétés ou d’associations, dans ce cas il est nommé pour une période de six exercices. Il y a dans ce cas un (ou plusieurs) commissaire titulaire et un (ou plusieurs) commissaire suppléant qui remplacera le commissaire titulaire en cas de démission ou de décès de ce dernier.

Certaines sociétés peuvent être amenées, au cours de leur activité, a devoir nommer un CAC si elles en viennent à dépasser certains critères, notamment les seuils de chiffre d’affaires, de total bilan ou de nombre moyen de salariés :

SARL : dépassement de deux des trois seuils suivants :

  • CAHT de 3 100 000 €
  • Total bilan de 1 550 000 €
  • Effectif de 50 salariés

SAS : dépassement de deux des trois seuils suivants :

  • CAHT de 2 000 000 €
  • Total bilan de 1 000 000 €
  • Effectif de 20 salariés

Association : 153 000 € de subventions reçues dans l’exercice ou dépassement de deux des trois seuils de la SARL.

Société de formation : dépassement de deux des trois seuils suivants :

  • CA HT de 153 000 €
  • Total bilan de 230 000 €
  • Effectif de 3 salariés (en CDI)

[nextpage title= »Centre de gestion agrée pour les entreprises individuelles ? »]

Création d'entrepriseLe centre de gestion agrée (CGA) a une mission de conseil et d’assistance pour chacun de ses adhérents. Adhérer à un centre de gestion agrée permet d’obtenir une dispense de majoration de 25% du bénéfice imposable à l’impôt sur le revenu. Ainsi, si votre résultat est de 50 000 €, vous devez déclarer cette somme lors de votre déclaration annuelle, à défaut d’adhésion à un CGA, il vous faudra indiquer la somme de 62 500 € et calculer votre impôt sur cette nouvelle base.

La première adhésion se fait dans les 5 mois qui suivent l’ouverture de l’exercice.

En cas de zone franche, nous vous conseillons d’adhérer au CGA, en effet en cas de dénonciation de la zone franche par les impôts, vous ne subirez pas la double peine, redressement sur les exonérations liées à la zone franche + majoration de 25% de vos revenus pour le calcul de votre assiette soumise à l’IR.

 

[nextpage title= »Quelle durée pour mon premier exercice comptable ? »]

Il n’existe pas de textes légaux qui déterminent la durée minimum ou maximum du premier exercice comptable qui peut être courte (1 mois) ou longue (23 mois et quelques jours). Cependant comme un exercice ne peut être à cheval sur plus de deux années civiles, il devient logique de dire qu’un exercice ne peut excéder 24 mois si l’entrepreneur choisit bien sa date de création d’entreprise. Pour qu’un exercice soit le plus long possible, il convient de le démarrer le 2 ou le trois janvier d’une année N pour le terminer le 31 décembre de l‘année N+1.

Les critères à prendre en compte pour déterminer son premier exercice fiscal peuvent vous motiver à le faire plus ou moins long :

  • Pouvoir absorber les pertes d’un premier exercice (exercice long)
  • Aligner l’exercice fiscal et l’année civile (exercice court)
  • Le souhait de distribuer des dividendes si le résultat est présent (il faut alors un exercice court)
  • Le souhait de minimiser les honoraires de l’expert-comptable et des avocats (exercice long : un seul bilan)
  • Vouloir fournir des éléments comptables rapidement à des tiers (banquiers, associés, …) (exercice court)

 création d'entreprise

[nextpage title= »Quels sont les indicateurs clés ? »]

La réponse à cette question est soit trop simpliste soit compliquée. En effet, on peut dire que les indicateurs clés sont le chiffre d’affaires, la marge, les 5 principales charges et la trésorerie de l’entreprise. Cette réponse, ne tient cependant pas compte des spécificités de l’entreprise, par ailleurs en dehors du chiffre d’affaires qu’on peut suivre au jour le jour ces indicateurs s’analysent tous à postériori. Il peut donc être intéressant de réfléchir à des indicateurs faits en interne et qui informent du niveau d’activité, de performance et de qualité de chaque service de l’entreprise. Cela peut être le nombre d’appels traités pour un plateau téléphonique, ou le nombre de pièces produites par heure pour une unité de production, d’appels clients enregistrés et traités, ou encore de panier moyen, de taux de transformation ou taux de rebond …

Création d'entrepriseLa question devient alors de savoir comment choisir les indicateurs les plus pertinents afin de ne pas noyer la direction et les encadrants dans une multitude d’indicateurs certainement bien pensés mais inutilisable de par leur nombre et leur complexité.

Notre conseil : Mettez en place vos indicateurs clés dès la création d’entreprise afin d’apprendre à piloter avec des éléments factuels et à mesurer les évolutions. Par ailleurs, rester simple, faire preuve de bon sens et écouter ses clients est un moyen efficace pour trouver les indicateurs principaux.

[nextpage title= »Comment mettre en place mon tableau de bord ? »]

Le tableau de bord reprend les éléments essentiels d’une entreprise, lors de sa mise en place, il convient donc d’étudier le fonctionnement de l’entreprise, de les synthétiser en quelques grandes activités.

On peut par exemple assez souvent scinder le fonctionnement d’une entreprise en 4 éléments : le commerce, l’administratif – gestion et finance, les ressources humaines et la production. Une fois ce travail fait, il faut trouver pour chaque partie des indicateurs de qualité, de performance ainsi que des indicateurs qui permettent de donner une visibilité sur ce qui devrait se passer (la tendance par rapport à l’historique, le nombre d’absents, la visibilité commerciale, …).

création d'entrepriseL’ensemble de ces éléments doivent permettre à la direction d’avoir une vision suffisamment précise sur le court terme pour pouvoir savoir si un dossier est urgent, important ou à traiter.

Notre conseil : Ici aussi, bons sens et simplicité sont les clés de la réussite. Oubliez les usines à gaz et pensez à la mise en place de votre tableau de bord dès la création d’entreprise.

[nextpage title= »Dotation aux amortissements comment cela fonctionne t’il ? »]

Les investissements d’une entreprise (matériels, outils, véhicules…)  sont caractérisés par leur montant, leur nature et leur durée de vie estimée dans le temps. Au fur et à mesure de que le temps passe et qu’il est utilisé un matériel perd de sa valeur. L’amortissement est la manière comptable de constater cette perte de valeur qui se fait au fur et à mesure que le temps passe.

Qu’est-ce qu’un investissement au sens comptable ?

C’est simple, il s’agit de l’achat d’un bien ayant une durée de vie de plus d’un an. S’il a une valeur supérieure à 500 €, il doit obligatoirement être immobilisé.

 Création d'entreprise

Comment sont calculés les amortissements ?

L’amortissement peut être déterminé de plusieurs manières, l’amortissement le plus simple consiste à répartir de manière linéaire le montant de l’investissement effectué sur le nombre d’années d’utilisation, c’est l’amortissement linéaire.  La seconde méthode, appelée amortissement dégressif, permet d’amortir une part plus importante de l’investissement les premières années. Cette méthode est utilisée pour les matériels qui se déprécient rapidement comme l’informatique.

La durée d’utilisation ne doit pas être trop éloignée des durées que l’administration fiscale indique dans son barème d’amortissement par nature d’immobilisations.

[nextpage title= »Le besoin en fonds de roulement, est-il possible de l’expliquer simplement ? »]

Le besoin de fonds de roulement (BFR) est une notion directement liée à la trésorerie de l’entreprise, la maîtriser dès que le projet de création d’entreprise prend forme est un facteur de réussite important.

Que représente le besoin en fonds de roulement (BFR) ?

Faire fonctionner une entreprise nécessite d’engager des frais pour faire « tourner la machine » :

  • Achat de matières premières ou de marchandises que l’on met en stock,
  • Emploi de salariés que l’on paye
  • Investissement dans de l’outillage
  • Dépenses dans des frais d’exploitation (loyer, honoraires, énergie, communication, …)

création d'entrepriseEn parallèle, l’entreprise perçoit des revenus des ventes quelle réalise, c’est le chiffre d’affaires. Ce fonctionnement génère couramment des décalages de trésorerie entre les entrées financières et les dépenses (cf. article sur les délais de paiements). Ce décalage nécessite que l’entreprise avance un montant de trésorerie afin de pouvoir fonctionner, c’est le Besoin en Fond de Roulement.

Une entreprise qui paye ses fournisseurs à 30 jours et est payée de ses clients à 60 jours aura un BFR positif, c’est le cas de la majorité des entreprises qui ont besoin de trouver des fonds pour faire face aux décalages de trésorerie.

A l’inverse, certaines entreprises encaissent avant de décaisser, dans le secteur de la distribution, les clients qui sont les consommateurs payent immédiatement alors que l’entreprise paye ses fournisseurs plusieurs semaines plus tard. Ces entreprises ont un besoin en fonds de roulement négatif qui se transforme en une ressource financière.

Pourquoi est-il nécessaire de connaître le BFR de son entreprise ?

Comme nous venons de le voir, le besoin en fonds de roulement sert à financer le cycle d’exploitation de l’entreprise. Il est par conséquent important de connaître le besoin de trésorerie dont l’entreprise à besoin pour fonctionner. Le BFR est généralement exprimé en nombre de jours de chiffre d’affaires.

Notre conseil : attention de tenir compte de la saisonnalité de votre activité qui peut avoir des conséquences importantes sur votre BFR et donc sur votre trésorerie. Pensez au calcul et au financement de votre BFR lors de votre création d’entreprise, mais aussi en cas de développement rapide, un BFR mal maîtrisé peut vous obliger à devoir céder des parts importantes de votre entreprise à des investisseurs.

[nextpage title= »Le fonds de roulement, est-il possible de l’expliquer simplement ? »]

Le plus souvent on nous explique le Fond de Roulement comme la différence entre les capitaux permanents et l’actif immobilisé ou encore l’actif circulant moins le passif circulant. Résultat : les non initié ne comprennent rien à cette notion pourtant fondamentale ….

La différence entre l’actif circulant et les dettes à court terme, c’est le Besoin en Fonds de Roulement.

En fait le fond de roulement correspond à comparer le montant financier qui peut être rendu liquide rapidement (à court terme) et le montant financier des dettes qu’il va falloir honorer rapidement.

  • Si les montants financiers liquides à moins d’un an sont supérieurs aux dettes de moins d’un an, le fond de roulement est positif ce qui rassurant…
  • A l’inverse si l’entreprise à plus de dettes à court terme que de capacité financières, son fond de roulement est négatif, elle doit trouver des solutions de financement …

 Création d'entreprise

Comment calculer le Fond de Roulement ?

Pour calculer le Fond de Roulement, on part du bilan, on additionne les sommes immobilisées qui doivent normalement ramener des liquidités rapidement (les stocks, les créances clients, et la trésorerie de l’entreprise qui, si elle est négative vient en moins) aux dettes à court terme (montant qu’on doit payer aux fournisseurs).

Pour avoir un fond de roulement précis il faut donc avoir un bilan avec des stocks réels (pas de « nanars » ou de surévaluation) et un poste client nettoyé des clients douteux qui risquent de ne jamais payer.

[nextpage title= »Actif, passif, compte de résultat comment s’y retrouver simplement ? »]

Pour piloter son entreprise le dirigeant doit comprendre un minimum de notions comptables et ce dès le projet de création d’entreprise afin de monter un business plan solide et bien étayé. Les termes « actif », «passif », «bilan » et «compte de résultat » sont à ce titre souvent employés mais qu’est-ce que cela signifie ?

La comptabilité française se base sur deux états fondamentaux que sont le bilan et le compte de résultat. L’un et l’autre ont une utilité différente. Le bilan est une image de ce que possède l’entreprise à un temps T. Au moment du bilan, on recense deux catégories d’éléments.

L’ensemble des ressources financières de l’entreprise, c’est-à-dire :

  • Le capital, les comptes courants
  • Mais aussi les emprunts qui en tant que sommes utilisées pour faire fonctionner l’entreprise sont des ressources,
  • De même que les dettes fournisseurs qui tant qu’elles ne sont pas payées sont assimilables à un emprunt (puisque l’entreprise dispose de matériel  qui n’est toujours pas payé) et donc une ressource financière.

Ces ressources sont représentées dans la partie du bilan nommée PASSIF.

 création d'entreprise

L’ensemble des éléments acquis par l’entreprise ainsi que les disponibilités sont les emplois, c’est-à-dire :

  • Les immobilisations. Ce sont des investissements (ou biens acquis par l’entreprise) qui sont des actifs pour l’entreprise. Ils sont dépréciés chaque année via les amortissements pour tenir compte de leur dépréciation.
  • Les stocks de produits finis,
  • Les créances clients qui sont des sommes que les clients doivent à l’entreprise,
  • Et les disponibilités de l’entreprise.

Ces emplois sont repris dans l’ACTIF du bilan.

Le bilan compare donc les ressources financières disponibles pour l’entreprise aux emplois ou actifs de la société à un moment donné. Toutes les ressources financières qui n’auront pas été utilisées en immobilisation, en stocks ou en créances se retrouvent dans la trésorerie.

Le compte de résultat reprend quant à lui l’ensemble des produits et charges durant une période donnée appelée exercice comptable. Lorsque les produits (ou le chiffres d’affaires) sont supérieurs aux charges, l’entreprise dégage un résultat positif, si au contraire ce sont les charges qui sont plus importantes que les produits, l’entreprise subit une perte qu’il faudra financer.

On voit ici la différence entre le bilan qui dresse un état des lieux de ce que possède l’entreprise en terme d’engagements et d’immobilisations et le compte de résultat qui synthétise la gestion de l’entreprise sur une période donnée et nous donne la tendance, à savoir un bénéfice ou une perte.

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4 commentaire(s)

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1

Bonjour,

Il me semble que cette article comporte des erreurs élémentaires:

"la différence entre l'actif circulant et le dettes à court terme, c' est le BESOIN en fond de roulement et non le fond de roulement qui lui correspond à la différence entre capitaux permanent et actifs immobilisés.

2

Bonjour,

Merci pour votre commentaire qui nous a permis de corriger cette erreur...

Cordialement,
L’équipe Valoxy, Expert-Comptable

3
bachelor de finance

Votre site intéresse beaucoup les entreprises.

4

Merci pour votre commentaire, n'hésitez pas à nous proposer des thèmes qui vous intéressent.

Sincèrement,
L’équipe Valoxy, expert-comptable

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