Comment fixer la date de clôture du premier exercice comptable ?

Les personnes physiques ou morales qui ont la qualité de commerçant, de même que les professions libérales, doivent établir des comptes annuels de leur activité. Établie sur 12 mois, cette période est appelée « exercice comptable », ou encore « exercice fiscal », et borne dans le temps l’enregistrement de tous les faits économiques et financiers de l’entreprise, pour permettre l’élaboration de sa comptabilité.

C’est au moment de la création de l’entreprise que le créateur déterminera la date de clôture de l’exercice comptable de son entreprise, et notamment celle de son premier exercice. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, fait le point.

A noter : les entrepreneurs individuels sous le régime de la micro entreprise ne  sont pas tenus à établir de comptes annuels, et les entrepreneurs individuels imposés au régime du réel simplifié ne sont pas obligés d’établir d’annexe légale.

Quand établir ses comptes annuels ?

Dans les 6 mois qui suivent la clôture (la fin) de chaque exercice comptable, l’entreprise est tenue d’établir ses comptes annuels (ses états comptables), qui sont composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe (BCRA). Ils doivent être réalisés suivant les enregistrements comptables et les écritures d’inventaire et doivent être visés chaque année par un expert-comptable qui attestera qu’il n’y a aucune irrégularité.

La durée de l’exercice comptable

Comme dans la plupart des pays, la durée d’un exercice comptable est fixée en France à 12 mois. Cependant lors de la création de l’entreprise, le créateur peut déroger à cette obligation de durée, et modifier celle du premier exercice de 1 à 24 mois, sans toutefois qu’un exercice puisse être à cheval sur plus de deux années civiles. Cette souplesse peut être utilisée pour plusieurs raisons :

• La volonté de faire coïncider la fin de l’exercice avec la fin de l’année civile. Une entreprise qui serait créée le 1^er avril 2010 peut ainsi avoir un exercice de 9 mois ou de 21 mois afin de clôturer le 31/12/10 ou le 31/12/11.
• Le souhait de prolonger la durée du premier exercice peut avoir plusieurs avantages :
  • Laisser plus de temps au dirigeant pour mettre en place son modèle économique, le démarrage de son activité commerciale et/ou industrielle ainsi que l’organisation de son entreprise,
  • Donner un peu plus de temps à l’entreprise pour lui permettre de présenter un premier bilan prometteur qui rassurera les investisseurs.
  • Economiser des honoraires d’expert-comptable en reculant la date d’établissement des comptes du premier exercice,
  • Le souci d’adapter la date de clôture comptable avec la saisonnalité de l’activité de l’entreprise. Une chocolaterie aura tout intérêt à prévoir une date de clôture différente de ses pics d’activité comme Noël ou Pâques afin de ne pas alourdir ses tâches dans les périodes déjà plus chargées.

Les critères pour choisir la date de clôture de l’exercice comptable 

La charge de travail pour les équipes administratives

Pour choisir une date de clôture adaptée à l’entreprise, il est nécessaire de bien prendre en compte les obligations qu’implique le fait de clôturer un exercice comptable :

• Réaliser un inventaire exhaustif
• Evaluer les charges et produits constatés d’avance, les charges et produits à recevoir,
• Faire le point sur le risque d’impayés,
• …

Que vous réalisiez votre comptabilité en interne ou que vous passiez par un expert-comptable, clôturer un exercice demande un travail administratif conséquent. Cet élément est à prendre en compte, car bien qu’il soit souvent vécu comme une contrainte par les dirigeants d’entreprise, la clôture de fin d’année permet de faire un point sur la situation de l’entreprise et sur les résultats de l’exercice écoulé. La justesse des éléments de synthèse qui sont réalisés à cette occasion (bilan comptable, compte de résultat, ..) doit permettre au dirigeant de prendre les bonnes décisions pour la suite de l’activité.

 

La durée du premier exercice

Comme nous l’avons vu, lors d’une création d’entreprise, la durée maximum du premier exercice comptable est de 24 mois sans que la date de clôture ne puisse dépasser la fin de l’année civile suivant celle au cours de laquelle la société a été créée.

Attention à ne pas confondre la durée du premier exercice comptable avec les durées prévues en cas de modification de la durée de l’exercice en cours d’année, souvent comprise entre 6 mois et 18 mois. Il est à noter que la décision de modification des dates de clôture d’une entreprise en cours d’activité ne peut être prise que lors d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) des associés.

Ainsi lorsqu’un dirigeant décide d’une date de clôture d’exercice comptable il doit penser à :

• la saisonnalité de son activité
• la disponibilité de ses équipes administratives (saisonnalité, congés, vacances scolaires, …)
• la charge de travail de son cabinet comptable (une grande majorité des entreprises clôturent le 31 décembre ce qui a tendance à rendre moins disponibles les équipes comptables et juridiques pendant le premier semestre de l’année)
• la date de clôture des autres établissements d’un même groupe

Pour plus d’informations sur les dates de clôture et les exercices comptables, retrouvez nos articles sur le blog Valoxy :

• Date de clôture des comptes : comment en changer ?
• Date de clôture des comptes : comment choisir ?
• Clôturer son exercice comptable au 31 décembre : avantages et inconvénients
• Quelle durée pour un premier exercice social ?