Date de clôture des comptes : comment choisir ?
Quelle est la meilleure date de clôture des comptes ? Toute société et tout entrepreneur individuel doit établir ses comptes annuels. (un bilan, un compte de résultat et une annexe). Et ce, au moins une fois tous les 12 mois. (article 8 du Code de commerce).
C’est pourquoi, par simplification, la très grande majorité des sociétés françaises (plus de 75%) établissent leurs comptes annuels en fin d’année. Les entreprises calquent ainsi leur exercice comptable sur l’année civile.
Sachez cependant que rien n’oblige à retenir le 31 décembre pour arrêter vos comptes. Il peut parfois même être plus intéressant de choisir une autre date.
Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France vous aide à identifier la meilleure date de clôture pour votre entreprise. Et notamment dans la perspective de présentation de vos comptes à vos partenaires. (banque, actionnaires, investisseurs potentiels).
Comment choisir sa date de clôture des comptes ?
Choix de la date de clôture des comptes : quelles règles de base ?
Comme nous l’avons vu, la durée normale et légale d’un exercice comptable est de 12 mois.
Cependant, plusieurs exceptions à cette règle laissent, de fait, la plus grande liberté possible aux associés pour fixer la date de clôture des comptes de leur société.
En effet, la durée d’un exercice peut être différente de 12 mois dans trois cas :
Lors du premier exercice dont la durée est fixée par les associés dans les statuts et dont la seule limite est de ne pas s’étendre sur plus de deux années civiles (soit un maximum de 24 mois dans le cas d’une création au 1er janvier). Ainsi, si vous créez votre société le 13 mars 2014, vous pourrez arrêter vos comptes à la date de votre choix, mais au plus tard le 31 décembre 2015.- Lors du dernier exercice dont la date de clôture est imposée par l’événement venant mettre un terme à la société (dissolution, liquidation, fusion).
- Suite à la décision justifiée de l’Assemblée générale extraordinaire des associés de modifier la date de clôture et donc de prolonger ou de diminuer la durée du prochain exercice.
Date de clôture des comptes : la fin d’un mois est-elle obligatoire ?
Non, rien ne vous oblige à choisir le dernier jour d’un mois pour clôturer vos comptes. Vous pouvez même retenir une date variable (par exemple, le dernier vendredi de juin ou le troisième mercredi d’octobre).
Cependant, une telle créativité est à déconseiller du fait des complexités comptables qu’elle entraîne. Votre conseil vous en saura gré.
Pourquoi choisir une date de clôture des comptes différente du 31 décembre ?
Le choix de la date de clôture des comptes d’une société n’est pas un acte anodin, il convient d’y réfléchir avec votre conseil, afin de retenir la date plus adaptée.
Voici quelques axes de réflexion pour orienter votre choix.
La date de clôture des comptes et votre activité
Une société dont l’activité est particulièrement saisonnière a intérêt à clôturer ses comptes juste après son pic d’activité, lui permettant ainsi de connaître la réalité du résultat sur la saison. Une date de clôture au 30 septembre est ainsi particulièrement indiquée pour les sociétés de tourisme estival comme les campings ou les marchands de glaces.
En tous cas, cette période d’activité intense devra être totalement exclue pour le choix de la date de clôture des comptes. En effet, imaginez le stress d’un loueur de skis devant conduire de front une saison des sports d’hiver battant son plein et la clôture de ses comptes au 31 décembre…
La date de clôture des comptes et la trésorerie
Dans le même ordre d’idées, certaines dates correspondent à des pics de trésorerie. D’autres, à l’inverse, sont plus difficiles.
Il est toujours plus intéressant de pouvoir présenter un bilan sur lequel figure une bonne trésorerie, gage de solidité et de bonne santé financière.
Les périodes propices sont donc celles où les pics d’encaissements sont réalisés. Mieux vaut avoir de la trésorerie plutôt que des créances qui présentent un risque de non recouvrement.
La date de clôture des comptes et les stocks
Vous devez réaliser un inventaire précis de vos stocks pour le bilan. Dans le cadre d’activités nécessitant des stocks importants, il est plus intéressant de privilégier la période où le niveau de ces derniers est bas.
En effet, non seulement cette période coïncidera souvent avec celle où la trésorerie est la plus flatteuse, mais en plus les opérations d’inventaire en seront largement facilitées.
La date de clôture des comptes et les changements fiscaux ou sociaux
Beaucoup des changements intervenant au niveau de la législation fiscale et sociale commencent par s’appliquer aux sociétés qui clôturent leurs comptes le 31 décembre.
En choisissant une date différente, vous vous donnez plus de temps pour anticiper et tirer le meilleur parti de ces modifications.
La date de clôture des comptes et l’expert-comptable
Comme nous l’avons vu, les clôtures au 31 décembre sont nombreuses. Votre expert-comptable risque donc d’être moins disponible durant cette période, et ce même si l’administration fiscale en tenant compte, a augmenté d’un mois le délai pour déposer les clôtures à cette date (4 mois contre 3 habituellement).
Clôturer vos comptes en dehors du 31 décembre, durant une période comptable un peu plus creuse, pourrait même se révéler un bon argument pour discuter du niveau des honoraires à payer…
La clôture des comptes et le CICE
Le CICE est un crédit d’impôt en faveur des entreprises, égal à 6% (4% pour l’année 2013) des salaires bruts inférieurs à 2.5 fois le SMIC (3.613€ par mois) qu’elles versent. Ce crédit d’impôt n’est calculé que par année civile. Son imputation sur l’impôt dû ou son remboursement seront donc décalés pour les sociétés clôturant en cours d’année.
La clôture des comptes et les écritures de fin d’année
Certains impôts et certaines charges se « calent » sur l’année civile. Dans le cadre d’un exercice différent de l’année civile, il sera donc nécessaire de calculer des provisions ou de constater des charges constatées d’avance. L’arrêté des comptes s’en trouvera donc légèrement complexifié.
La clôture des comptes et les dividendes
L’assemblée générale d’approbation des comptes annuels décide des distributions de dividendes. L’assemblée se tient au plus tard 6 mois après la date de clôture.
Dans le cas des holdings, il est parfois intéressant de décaler leur date de clôture par rapport à celle de leurs filiales. Cela permet de pouvoir constater immédiatement ces dividendes dans leurs comptes.
Par exemple, si la filiale clôture au 31 décembre et décide de verser des dividendes le 31 mars, la holding clôturant ses comptes le 30 juin pourra immédiatement faire apparaître ce produit dans ses propres comptes. Par contre, si les dates sont simultanées, il faudra attendre 12 mois supplémentaires.
La date de clôture lors du premier exercice
En plus de toutes les raisons détaillées ci-dessus, le choix opéré par le créateur vis-à-vis de la date de clôture de ses comptes devra inclure les problématiques suivantes :
Créateur bénéficiant des aides de Pôle emploi
Le créateur d’entreprise aura intérêt à faire coïncider l’exercice comptable de sa société avec la période durant laquelle il continuera à percevoir l’allocation de retour à l’emploi (ARE d’une durée de 15 mois pour les moins de 50 ans).
Au terme de cette période, il pourra ainsi, dans le cas où sa société dégagerait un bénéfice, recevoir des dividendes sans que se pose le problème du cumul de cette rémunération avec l’ARE.
Créateur et activité en démarrage
Il n’est pas rare d’avoir une activité limitée les premier mois et de générer des pertes. En prévision de cette situation, il est donc parfois intéressant de fixer une durée d’exercice longue pour permettre à l’activité de démarrer réellement.
La constatation d’une perte trop importante (plus de la moitié du capital social), entraînera des formalités juridiques. Mais surtout une mention sur le Kbis indiquant votre fragilité.
Sur ce sujet, nous vous invitons à lire notre article sur la procédure à suivre en cas de perte d’au moins 50% du capital.
Créateur et expert-comptable
Le coût supplémentaire de réalisation d’un bilan d’une durée supérieure à 12 mois, hors frais de tenue comptable, est souvent relativement limité. Il peut donc être intéressant financièrement de clôturer un exercice sur une durée plus longue.
Conclusion
Fort de ce qui précède, nous vous invitons à bien prendre en compte le choix de la date de clôture. Trop souvent, la date retenue l’est sans réflexion préalable et sans mesure des conséquences qui en découleront.
Vous souhaitez plus d’informations sur la date de clôture ? Retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :
- Comment fixer la date de clôture du premier exercice comptable ?
- Clôturer son exercice comptable au 31 décembre : avantages et inconvénients
- Quelle durée pour un premier exercice social ?
- Le bilan comptable : 10 conseils pour le rendre attractif auprès d’un banquier.
