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Choisir son progiciel de gestion intégré (ERP)
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Choisir son progiciel de gestion intégré (ERP)

Votre système d’information (SI) laisse à désirer. Votre base de donnée est obsolète, chaque domaine d’activité de l’entreprise a ses propres informations, et les systèmes ne communiquent même pas entre eux ! Afin de faciliter la gestion des stocks et des fournisseurs, les achats, la production, les ventes et les traitements administratifs et comptables, vous décidez d’acquérir un logiciel dédié (ERP).

Ces logiciels étant coûteux, il est impératif de vous documenter avant de choisir l’ERP qui vous conviendra et de réfléchir à votre capacité pour amortir ce coût. Il faudra, en outre, tenir compte des contraintes liées au droit informatique. Valoxy, cabinet d’expertise comptable dans les Hauts de France, accompagne votre réflexion.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Le terme ERP vient de l’anglais ”Enterprise Ressource Planning”, et a été traduit en français par PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Les initiales « ERP » sont cependant généralisées dans le vocabulaire de l’entreprise. L’ERP se définit comme un ensemble de modules « applicatifs » couvrant tous les domaines de gestion de l’entreprise, autour d’une base de données commune.

L’ERP est donc un progiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en intégrant plusieurs fonctions de gestion :

  • La gestion comptable et financière
  • La gestion des stocks
  • La gestion des ressources humaines
  • La gestion des fournisseurs
  • La gestion des ventes
  • La gestion de la distribution
  • La gestion de l’e-commerce

Le tableau ci après récapitule les avantages et inconvénients d’un ERP.

AvantagesInconvénients
•  Système unifié qui permet de faire travailler des utilisateurs de différents métiers dans un environnement applicatif identique

•  Une seule BDD, cohérence et homogénéité des données

•  Intégrité et unicité du SI (Système d’Informations)

•  Minimisation des coûts

•  Pas d’interface entre modules, synchronisation des traitements

•  Globalisation de la formation

•  Coûts et délais de mise en oeuvre connus

•   Cher

•   Couvre rarement tous les besoins

•   Couverture fonctionnelle plus large que les besoins

•   Nécessite une bonne connaissance des processus de l’entreprise

•   L’entreprise doit parfois adapter ses processus à l’ERP

•   Dépendance vis-à-vis de l’éditeur

•   Lourdeur et rigidité de mise en oeuvre

•   Difficulté d’appropriation par les utilisateurs

Comment choisir un ERP ?

1.  Expression des besoins

Il est primordial pour l’entreprise de rédiger un cahier des charges précis avant de débuter la recherche d’un ERP. Pour cela l’entreprise doit analyser son activité et ses besoins. En effet, selon sa taille, sa structure et son activité, les besoins d’une entreprise ne sont pas les mêmes.

 

2.  Choix d’une solution

Il existe plusieurs solutions qui peuvent convenir à différents types d’entreprises :

  • créer son propre progiciel,
  • utiliser un progiciel « Open Source »,
  • acheter un ERP « dédié »,
  • acheter un ERP en mode « Saas »

 

  • La création d’un ERP :

Il est possible pour une entreprise de créer son propre ERP. C’est alors souvent le début d’un véritable parcours du combattant pour l’entreprise, qui doit monter une équipe très compétente en interne pour mettre en place le développement d’un ERP.

Attention : si le salarié qui met en place l’ERP quitte l’entreprise, il sera parfois difficile pour l’entreprise de modifier ou de développer ensuite l’ERP.

Selon la législation sur la propriété intellectuelle, un logiciel appartient à son auteur. Cependant, un logiciel développé par un salarié dans le cadre de son travail appartient à l’entreprise. (Voir à ce sujet notre article « Les inventions de salariés »)

La comptabilisation des coûts de ce type d’ERP se fait en « immobilisation corporelle ».

  • Les ERP « Open Source» :

Un ERP « Open Source » est un logiciel au code source ouvert, qui permet de manipuler et de personnaliser le logiciel à volonté. Cependant cela impose un seuil minimum de compétences informatiques car on ne s’improvise pas développeur informatique ! Ces logiciels sont généralistes et ont souvent besoin de quelques modifications et d’ajustements afin de répondre précisément aux besoins de l’entreprise.

Cette solution est très prisée par les TPE et PME qui souhaitent profiter des avantages d’un ERP à moindre coût.

Un problème important de l’ERP « Open Source » est la sécurité. Avoir un code ouvert est pratique pour y faire des modifications, mais celui-ci est plus vulnérable.

La propriété intellectuelle des ERP Open Source est un vaste débat. Comme ce sont des logiciels GPL (General Public Licence), leur licence permet de préserver la liberté de l’utilisateur pour utiliser, modifier et diffuser le logiciel « transformé » et ses versions dérivées.

Rien n’interdit donc de commercialiser ensuite, après modifications, ce logiciel libre, mais il faudra maintenir un « copyleft », c’est-à-dire laisser libre l’accès aux sources pour les autres utilisateurs afin qu’ils puissent à leur tour l’étudier ou le modifier…

  • Les ERP propriétaires :

Les ERP propriétaires sont principalement destinés aux grandes entreprises. Ils sont chers, mais ils sont plus performants et plus personnalisables. De plus, la mise en place de ce type d’ERP inclut un accompagnement de l’entreprise dans le projet et un service après-vente, parfois sur de longues périodes.

Ce qui différencie  un logiciel « propriétaire » d’un logiciel « Open Source », c’est la licence. Une licence ERP est une forme de contrat par lequel une société donne l’autorisation à un client d’utiliser l’ERP commercialisé, détermine les limites de  son utilisation, et liste les obligations et responsabilités du client et de la société.

Généralement coûteux, ces logiciels sont comptabilisés en « immobilisations incorporelles » et peuvent donc être amortis.

  • Les ERP en mode « SaaS» :

Avec l’avènement d’internet et l’arrivée du « Cloud », de nombreuses solutions nouvelles ont vu le jour concernant les ERP. Les ERP en mode SaaS (Software as a Service) permettent d’accéder à des bases de données localisées sur un serveur à distance avec un simple identifiant et un mot de passe, en échange d’un abonnement. C’est donc une mise en place externalisée.

Cette méthode permet à l’entreprise de réaliser des économies sur ses investissements, notamment en matériels informatiques. De plus le mode SaaS est un service dont le coût constitue une charge immédiatement déductible du résultat de l’entreprise.

Cependant le mode SaaS présente quelques inconvénients. L’entreprise est dépendante de son prestataire. Qu’adviendrait-il des données si ce dernier déposait le bilan ou si un litige survenait ?

3.  Mise en place et déploiement de l’ERP

Une fois la solution choisie et adaptée, il faut s’assurer que son déploiement se fasse dans les meilleures conditions. Pour cela l’entreprise peut faire appel à un intégrateur qui aura pour mission de déployer l’ERP dans l’entreprise.

La mise en place d’un ERP implique des transformations à tous les niveaux de l’organisation. Il est nécessaire de définir les technologies et les matériels informatiques, de paramétrer le logiciel suivant les besoins de l’entreprise et de former les équipes qui devront s’approprier ce nouvel outil de travail.

4.  Exploitation

Une fois installé, le logiciel ERP continue d’évoluer. Il faudra former les salariés afin qu’ils utilisent correctement l’ERP. Ensuite les besoins de l’entreprise peuvent varier et il faudra ajouter ou retirer des modules tout au long de son utilisation. Enfin, un ERP nécessite des mises à jour régulières afin de maintenir le système performant et de le faire évoluer vers de nouvelles fonctionnalités. Les mises à jour de certains ERP sont payantes et peuvent s’avérer couteuses, aussi est-il primordial de se renseigner sur les coûts éventuels.

En conclusion :

L’acquisition d’un ERP est un moment crucial dans le développement d’une entreprise. Celle-ci se doit de bien définir ses besoins afin de pouvoir choisir un ERP adapté.

Le choix d’un type d’ERP se fait au cas par cas. D’une manière générale, les ERP « propriétaires » conviennent mieux aux grandes entreprises, et les TPE et PME choisissent le plus souvent le mode « SaaS » ou « Open Source ».

Pour plus d’informations sur les logiciels dans l’entreprise, retrouvez nos articles sur le blog de Valoxy :

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